Logotipos

GESTIÓN, PRODUCCIÓN Y MARKETING TEATRAL

Designa un espacio para el trabajo administrativo que cuente como mínimo con teléfono, fax, fotocopiadora y ordenador, Este puede ser una oficina compartida con otra organización cultural, de forma temporal o permanente. La persona responsable de Gestión debe, de acuerdo con Producción, establecer las normas y criterios de funcionamiento y gestión de la oficina. Asegúrate de que el ordenador dispone de los siguientes programas: tratamiento de textos, hojas de cálculo, base de datos y gestión de nóminas como mínimo. Si ademas tienes acceso a Internet tanto mejor. El correo electrónico puede ahorrate tiempo y dinero en envíos y recepción de documentación.

PAGOS Y COBROS DE FACTURAS

Antes de emitir facturas consulta la normativa vigente. Es imprescindible tener dada de alta la emprea en el Impuesto de Actividads Económicas. Éste se fija en función de la actividad, la población y la superficie. Debes estudiar con detenimiento el epígrafe que os interesa y disponer de NIF (número de indentifidación fiscal). Es necesario disponer de un modelo propio de factura que contengas los siguientes datos:

– Numeracín correaltiva y por series.

– Tirular a quien se emite, NIF y dirección.

– Descripción de la operación.

– Lugar y fecha: máxima de treinta días desde que se realiza el trabajo.

– Aplicación del IVA y en caso de ser emitidas por una empresa unipersonal profesional, detracción de la retención del IRPF.

HOJA DE PEDIDO

En los pagos, resulta muy útil adjuntar a cada factura su nota de pedido, gasto aprobado por el productor y el concepto rpesupuestario al que pertenece. Ésta describe el tipo de gasto a realizar, firma del que hace la compra, nombre y dirección del proveedor. Cuando se trata de grandes pagos, es imprescindible que la hoja de pedido incluya el presupuesto y esté firmada y aceptada por el productor y el proveedor, para evitar desajustes presupuestarios. Al pagar con cheques nomilaes, es recomendable hacer una fotocopia antes de entregarlos: Evita al máxima extender cheques al portador, si esto es imprescindible, haz una fotocopia e indica el nombre de la persona que lo recibe. En pequeños gastos en metálico, conviene anotar quién hizo el gastro, en cada ticket de caja.

ARCHVIO DE FACTURAS

Guarda cuidadosamente todas las facturas ya que son esenciales en tu proceso administrativo. Puedes utilizar el critero que mejor se adapte a tus necesidades. Orden alfabçetico de proveedores, por conceptos o por fechas son los más frecuentes. Si has de empezar de cero, consulta con alguien que tenga experiencia en contabilidad para ver que sistema les funciona mejor. Ten cuidado de que no se dupliquen los números de facturas. Anota cada factura, contabilizándola al cobrar en metálico, cheque o transferencia. Guarda copia, tanto de la factura, como del cheque o ingreso bancaro correspondiente.

SEGUIMIENTO

El éxito de tu proyuecto va a depender en gran parte de una buena administración. Haz un seguimiento exhaustivo de todos los cambios y alteraciones que sufra el presupuesto. También es de esperar que trabajes en estrecha relación con todos los equipos de trabajo para poder anticipar problemas e imprevistos. Ten las cuentas a punto para poder presentarlas en cualquier momento, es posible que colaboradores, compañeros, inversores o patrocinadores quieran saber sobre el estado de las cosas.

PRODUCCIÓN

En el sector teatral la figura del/la productor/a responde a distintas funciones, ya que depende del tipo de compañía para la que se trabaja. En el teatro comercial, también llamado empreasa privada, el/la productor/a es generalmente la persona que financia y/o reúne inversores para llevar a escena el espectáculo. Sin embargo, en el sector público, así como en la mayoría de compañías independientes, el/a productor7a es también la persona responsable de dirigir y coordinar el proceso de trabajo de la puesta en escena, incluido el presupuesto. En esta sección, nos vamos a concentrar en las responsabilidades y tareas del/a productor/a, como coordinador, más que como inversor o gestor financiero.

La creación y puesta en escena de un espectáculo, requiere que artistas y técnicos trabajen de forma conjunta en el desarrollo del proyecto. El departamento de producción, es el eje esencial que coordina todos los aspectos de dicho desarrollo, tarea que requiere una gran dosis de diplomacia y previsión. Al mismo tiempo, producción ha de saber entender y antender las necesidades del equipo artístico, como el técnico, facilitanto la comuniación entre ambos.

Las responsabilidades del departamento de producción, se dividen principalmente en cuatro fases de trabajo: pre-producción, etapa de ensayos, y realización, estreno y gira, post-producción.

PRE-PRODUCCIÓN: definición. Esta es la etapa de preparación donde producción trabaja estrechamente con dirección y gestión teatral para concretar todos los requisitos técnicos, artísticos y financieros que conlleva el espectáculo.

ENSAYOS Y REALIZACIÓN: Construcción. En este periodo, producción coordina los equipos de diseño y realización para que el espectáculo llegue al estreno con todos los elementos necesarios, en la fecha prevista y respetando el presupuesto inicial.

ESTRENO Y GIRA: comercialización. Producción se asegura de que todos los espacios a visitar por la compañía responden a las necesitades técnicas del espectáculo. La organización de inventarios, embalaje y transporte también son su responsabilidad. El presupuesto ha de incluir dietas y gastos de alojamiento para la compañía.

POST-PRODUCCIÓN: evaluación. ültimos pagos, desmontaje, archivo y evaluación del proyecto. En esata fase, producción se asegura de que todo el material alquilado, prestado y comprado para la producción, regresa a su destino o se archiva en perfectas condiciones.

 

Para poder coordinar el proceso técnico de la puesta en escena, el departamento de producción ha de tener pleno conocimiento de las funciones a desempeñar por los distintos equipos de trabajo.

DIRECCIÓN ARTÍSTICA: Elige la obra, audiciones equipo artítico, consulta presupuesto, consulta con diseñadores, decide reparto, define proyecto. Abre libro de dirección, dirige ensayos con equipo artístico, se reúne regularmente con diseñadores, consulta con producción, promoción y marketing. Ensayos técnicos, ensayos generales,  entrevistas prensa, notas de dirección, cierra libro de dirección con diseños de iluminación, sonido, escenografía, vestuario, coreografías, músicas y textos.

GESTIÓN: Coordina fuentes de financiación, concreta presupuesto, solicita derechos de autor, negocia estreno y gira, prepara contratos de personal artístico, gestiona pagos y cobros, contrata teatro para estreno, prepara contratos de personal técnico, concreta gira, controla ingresos de taquilla, prepara fondos para gira, pago de dietas y alojamientos compañía, relación con los patrocinadores. Venta espectáculo continua, cierra pagos y cobros: maerial y personal.

PRODUCCIÓN: Consulta con diseñadores, prepara sla de ensayos, decide equipo técnico, presupuesta realizaciones, comprueba espacio escénico, supervisa realizaciones, visita talleres, prepara simil escenografía para ensaos, calcula gastos de cja/metálico, prepara ficha técnica para gira, planifica transporte y embalaje. Coordina carga descarga montaje, supervisa equipo técnico, planifica gira técnicamente, determina inventarios, comprueba presupuestos con gestión. Devolución material alquilado, almacenaje material comprado, cierra inventarios, hace balance de incidencias técnicas.

PROMOCIÓN Y MARKETING: Reuniones con equipo directivo, estudia la obra, hace estudio de mercado, presupuesta la campaña, planifica venta de entradas. organiza sesiones fotográficas, relaciones con la prensa, entrevistas, diseño e imprenta material publicitario, venta de entradas, malling, posters, anuncios. Corte de estreno, invitaciones con antelación, prensa, decoración fachada y vestibulo de teatro, folletos, octavillas. Archiva material publicitario, recopila recortes de prensa, hace balance campaña.

ESCENOGRAFÍA: Reuniones con equipo directivo, investigación sobre la obra, prepara diseños y bocetos, presenta maqueta, desglose para gira, se reúne con iluminación y vestuario. Presenta proyecto a toda la compañía, supervisa realización escenográfica en talleres, selección de mobiliario y complementos, utilería: compra, construcción, alquiler. Asiste a montaje, ensayos generales, acabados y retoques a escenografía y utilería. Devolución, recogida y almacenamiento de material escenográfico y utilería, conservación, inventarios.

VESTUARIO: Reuniones con equipo directivo, investigación sobre la obra, prepara diseños vestuario y accesorios, se reúne con iluminación y escenografía, busca materiales. Presenta proyecto a toda la compañía, supervisa realiación vestuario en sastrería, selección de complementos, supervisa calzado, pelucas, toma medias. Asiste a montaje, ensayos generales, acabados y retoques a vestuario y accesorios. Tintorería o lavandería, devolución alquileres, inventarios, almacenamiento, conservación.

ILUMINACIÓN: Reuniones con equipo directivo y diseñadores de vestuario y escenografía, estudia la obra. Presencia ensayos, diseño de iluminación, plano, efectos y filtros, listado de aparatos necesarios, montaje, comprueba equipos, dirección de luces, ensayos generales, grabación de efectos. Revisión de equipos, reposiciones lámparas, mangeras, devolución alquileres, inventarios, almacenamiento.

SONIDO: reuniones con equipo directivo, estudia la obra y comentas ideas especialmente con dirección, estudia efectos y acústica del espacio. Presencia ensayos, estudia ambientes, grabación de efectos provisonal, diseño de sonido, slección de equipo a utilizar. Montaje, comprueba equipos, pruebas de sonido, ensayos generales, grabación de efectos. Revisión de equipos, reposiciones, devolución alquileres, almacenamientos equipos intarios.

COREGORAFÍA, COMPOSICIÓN MUSICAL: Reuniones con equipo directivo, estudian la obra, selección de músicos y bailarines, organizan ensayos. Ensayos con músicos y bailarines, ver pruebas de vestuario de danza. Ensayos generales y estreno con escenografía, iluminación y vestuario. Cierra libreto de danza o música con toda la documentación junto con dirección, hacen balance de proyecto.