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CONTROL FINANCIERO

para llevar al día el control financiero, necesitas establecer lo que son gastos fijos, y gastos variables. Así mismo, como hemos dicho antes, es recomendable distinguir entre las etapas de una producción para observar el tipo de gastos e ingesos que se van generando.

Pre-producción

Aquí anotarás todos los gastos de preparación del proyecto. Permisos, derechos de autor, consultas técnicas con profesionales, proceso de solicitud de ayudas y búsqueda de financiación en general, elección de raparto y equipo de trabjo, investigación relacionada con la obra, acondicionamiento sala de ensayos, estudio de marcado. Ingresos de pre-producción: acciones, subvenciones, patrocinio, créditos, capitasl inicial.

Fase de producción

Los gastos de producción son considerados como tales hasta la fecha del estreno. Diseños, realización y montaje de escenografía, vestuario, iluminación y sonido. Símil de escenografía, dietas de ensayo, pruebas de vestuaruio, transporte, utilería, sala de ensayos, promoción y venta, seguros. Ingresos de venta anticipada de entradas, servicios.

Estreno

A partir del estreno, tendrás otro tipo de gastos como: sueldos, alquiler del teatro, personal de sala, Taquillas, mantenimiento, material fungible, tintorería, seguros, equipos de iluminación y sonido, programas y carteles. Ingresos de venta de entradas, servicios.

Gira

Los gastos de gira son similares a los de plaza. A estos hay que añadir dietas de viaje y alojamiento para todo el personal, transporte y seguros de viajes. Ingresos de venta de actuaciones o caché.

Cash-flow

El cash-flow, o también llamado control de tesorería, es un documento que te sirve para boservar el estado financiero de tu proyecto, en cada momento preciso. De esta forma, puedes anticipar problemas financieros antes de llegar a la catástrofe. En la fase de producción te puedes encontrar con un gran problema, si no dispones de capital inicial, el proyecro corre el riesgo de fracasar. Si tu proyecto va a depender de la venta, tanto de entradas, como de funciones o de subvenciones y ayudas, verás que necesitas un fondo que te permita trabajar hasta que lleguen los esperados ingresos. Existe el riesgo de tener que afrontar pagos, mientras la mayor parte de los ingresos no llegan hasta después del estreno. Para prevenir este desequilibro necesitas principalmente dos cosas:

– Calcular el cash-flow para saber qué cantidad exacta necesitas mensional o semanalmente, ayudándote, si quieres, de un programa informático de hojas de cálculo.

– Preparar un anticipo en metálico que te permita cubrir gastos puntuales.

PLAN DE VIABILIDAD

Supuestamente ya sabes cuáles son tus fuentes de financiación y cómo presupuestar tu proyecto. Ahora necesitas saber si este proyecto es económicamente viable o no lo es. En este momento tendrás que tomar algunas decisiones importantes, como por ejemplo: período de comercialización del espectáculo. Es imprescindible saber qué tipo de contratos vas a ofrecer al personal, si cobrarán mensualmente o por cada representaciòn. Pero es tan importante o más, que tengas previsto un plan estratégico de venta y comercialización desde el principio. En dicho plan, ten presente las normativas laborales del sector y respeta los días de descanso estipulados por las mismas. Si vas a salir de gira, piensa en horas de viaje e itinerarios en función de ciho descanso, así como en facilitar la tarea de los técnicos. No es fácil organizar una gira coherente, puesto que depende de los factores de programación de cada ciudad. No obstante, merece la pena intentarlo.

Vamos a suponer que decides darle al espectáculo, seis meses de explotación, renovables en función del éxito. Ahora necesitas considerar con mucho cuidado el tipo de contrato que vas a ofrecer a los miembros de la compañía. Tanto el pago mensual como por actuación, tienen una serie de ventajas y desventajas para la empresa productora. Es recomendable y sobre todo deseable por los actores y actrices, que el espectáculo esté lo más frecuentemente posible en escena. Actuaciones esporádicas aquí o allá, tienden a restar motivación tanto el equipo artístico, como al equipo técnico.

En esta fase es importante trabajar en estrecha colaboración con el equipo de promoción y venta, quién habrá detectado el nivel de interés que existe por nuestra producción en el mercado cultural. Aquí se pueden producir algunos contrastes, desde la necesidad de actuar una media de cinco días por semana con un espectáculo de éxito, a hacer una representaciòn espóradica de vez en cuando. La frecuencia de actuaciones también dependerá del nivel de disponibilidad de los equipos de trabajo que has elegido para tu proyecto. Te puedes encontrar con que alguno de tus actores o actrices tiene otros compromisos adquiridos, como cine o televisión. Si tu espectáculo lleva músicas, verás que frecuentemente tocan con distintas orquestas  al mismo tiempo. En ambos casos, te verás en la necesidad de adaptar la gita al mejor calendario posible, lo que no siempre es fácil.

Una vez decidido el periodo de explotación y el tipo de contratos, te será fácil calcular el gasto diario que supone la compañía. No olvides incluir transporte, dietas, y alquiler de equipos. A esto le has de sumar la inversión inicial que requiere el montaje. Seguidamente, debes alcular el precio de caché necesario para amortizar la inversión inicial, mantener la compañía, y generar beneficios, en función del número de actuaciones que estáis dispuestos a realizar semanalmente. Son los beneficios los que te van a permitir continuar con otros proyectos en el futuro. Es aquí, donde has de comparar tu previsión de ingresos, con tu previsión de gastos.