MARU-JASP

GIRA

La gira se planifica con la mayor antelación posible para que el departamento de producción pueda contactar con cada teatro y concretar los detalles técnicos. Es preciso enviar la ficha técnica de nuestro espectáculo, indicando las necesidades especificas del montaje, personas de descarga, técnicos de apoyo y equipo de iluminación y sonido necesarios. Todos los requisitos técnicos deberán quedar registrados en el contrato firmado entre compañía y teatro. En algunos casos y sobre todo en espacios no conven-cionales, es recomendable desplazarse al teatro con anterioridad, para examinar “in situ” todos los pormenores que puedan surgir. Estas visitas nos pueden ayudar a prevenir sorpresas de última hora y poder estrenar sin retrasos ni accidentes inne-cesarios. Podemos encontrarnos con que el decorado no cabe en el escenario, sin embargo con una planificación anticipada, podemos adaptarnos a las circinstancias y considerar modificaciones. Por esta razón, es fundamental incluir tiempo para los ensayos antes del nuevo estreno.

Con relación a la compañía, es necesario,  velar por su descanso y asegurarnos de que disfrutan de óptimas condiciones de transporte y alojamiento. Existen empresar especializadas en transporte teatral que saben adaptarse a las necesidades de este sector. Es importante que los transportistas se sientan parte de la compañía y entiendan el ritmo de trabajo que conlleva el teatro. es frecuente hacer las cargas y descargas de madrugada y en giras apretadas, los transportistas saben que a veces es inevitable tener que viajar durante toda la noche para llegar a tiempo a la siguiente plaza. En cualquier caso, es el departamento de producción quien tiene que asegurarse de que todos los miembros de la compañía combinan trabajo y descanso adecuadamente: artistas, técnicos y conductores de furgoneta, camión o autocares.

Llegado este momento, habrás preparado embalaje apropiado para toda la carga. Las cajas pesadas llevarán ruedas para moverlas mejor. Con ayuda de los inventarios, marcarás todos los objetos con su nombre y número si es necesario. El vestuario lo puedes transportar de diversas maneras, dependiendo tanto del presupuesto de la producción, como de la fragilidad o el volumen de las prendas. Lo habitual es combarinar fundas de cremallera, baúles de cestería, y percheros con ruedas. Los sombreros necesitarán de cajas especiales para guardarlos y transportarlos fácilmente. La carga se hará siempre en el mismo orden para que en el momento de la descarga se pueda proceder a montar inmediatamente.

Con respecto a la promición, es recomendable que una persona del departamento de marketing se desplace con antelación, para contactar con los medios locales y planificar la venta de entradas. El teatro que nos acoge podrá colaborar con nosotros en esta importante tarea, pero no siempre disponen de personal o recursos suficientes. Ten en cuenta que se trata de un nuevo estreno y como tal, habrá que realizar las mismas gestiones que en el primero. Rueda de prensa, invitaciones a críticos y personalidades de la ciudad que nos acoge.

DESMONTAJE FINAL

Como en los anteriores desmontajes, el departamento de producción junto con el regidor, planificarán la recogida final, teniendo en cuenta lo siguiente:

– Determinar qué parte del material es para almacenar, devolver, regalar, vender o desechar por completo.

– Utilería, mobiliario y vestuario deben, si fuera posible ser los primeros en despejar el escenario.

– La utilería o mobiliario  que se vaya a almacenar, debe embalarse adecuadamente para su conservación, anotando en el inventario las condiciones en que se guarda, por si se necesita de limpieza o reparación antes de usarla de nuevo.

– El vestuario se llevará a limpiar, para guardarlo de acuerdo a los principios mínimos de conservación.

– El material prestado o alquilado deberá devolverse en perfectas condiciones, conservando información de su procedencia y precio, para futuras producciones.

– Hacer un inventario detallado de todo lo que se almacena.

MEMORIA FINAL Y ARCHIVO

Junto con el libro de dirección, se guardan todos los documentos relevantes para confeccionar una memoria explicativa de la producción: fotografías, recortes de prensa, contratos, presupuestos, facturas, tabillas. En la memoria, se incluirán todos los incidentes del proceso de trabajo, así como una valoración de los aspectos positivos y negativos de todo el proyecto. Esta memoria será una herramienta de gran utilidad, a la hora de emprender otra producción en el futuro. No olvides guardas la relación de proveedores, listas de precios, número de contractos y todas las direcciones de interés.