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PREVISIÓN DE INGRESOS

En la producción de un espectáculo te vas a encontrar con que las fuentes de ingresos no son muy numerosas, los fondos pueden proceder de terceros o pueden ser generados por la propia compañía.

Antes de comentar sobre las mismas, enumeraremos las fuentes de ingresos más frecuentes: subvenciones, patrocinio y mecenazgo, donativos, préstamos, caché, venta de entradas, venta de merchandising, venta de servicios, alquiler de equipos propios.

Cada una de estas fuentes requiere una especial atención y un tiempo de dedicación muy distinto.

Un estudio anticipado de ingresos y gastos, te ayudará a planificar la búsqueda de financiación e ir en la dirección acertada.

Habrá que investigar con detenimiento el tipo de ayudas públicas o privadas existentes a nivel local, nacional e internacional.

Los inversores o patrocinadores, ya sean públicos o privados, te agradecerán el esfuerzo de presentar un detallado plan financiero de tu proyecto.

El plan de viabilidad ha de ser claro y conciso, ya que una vez entregado, posiblemente no vas a estar siempre presente para aclarar las dudas.

En la búsqueda de financiación, no olvides incluir tiempo y paciencia, pero sobre todo perseverancia, sin olvidar la cortesía.

En cualquier caso, es una buena oportunidad para poner a prueba tu capacidad de persuasión. Si realmente crees en el proyecto, intenta contagiar ese entusiasmo a tus benefactores.

SUBVENCIONES Y AYUDAS OFICIALES

El proceso de solicitud de subvenciones o ayudas al sector público requiere tiempo y dedicación. En primer lugar necesitas estar al corriente de las fechas de convocatoria de los distintos organismos oficiales que las ofrecen, a nivel local, nacional o internacional.  Asegúrate de que tu proyecto cumple todos los requisitos de las bases. Te exigirán un presupuesto detallado, así como un plan de viabilidad. Conserva las copias de toda la documentación que presentas. Averigua la fecha exacta en que se darán a conocer los resultados. Si te es denegada, pregunta po qué, para poder mejorar tu solicitud en el futuro. Si te va a ser concedida, recuerda que posiblemente sólo cubrirá un porcentaje determinado de la cantidad que necesitas. Por lo tanto esto sólo es el comienzo de tu andadura. Estudia detenidamente las fechas y condiciones de cobro.

PATROCINIO Y MECENAZGO

Antes de nada, es menester hacer una breve distinción entre ambos términos. Por patrocinio se entiende un intercambio de intereses con beneficios publicitarios visibles y prácticamente inmediatos. El ejemplo más claro podemos verlo en el sector deportivo. El mecenazgo sin embargo, puede estar basado en una relación de apoyo desinteresado a largo plazo, que no necesariamente ha de nutrirse de un gran impacto publicitario. En cualquier caso, es algo a tener en cuenta en el momento de acercarte a futuros colaboradores y matizar el tipo de relación que crees que podéis establecer

Existen empresas y entidades privadas interesadas en apoyar proyectos artísticos, tanto en metálico, como en especie. Para la marca patrocinadora es una forma de estimular la actividad cultural de la zona donde está ubicada la empresa, al tiempo que genera un espectáculo. En algunos países, existe una Ley de Mecenazgo que ofrece a las empresas ventajas fiscales por el hecho de invertir en proyectos culturas. La búsqueda de patrocinio requiere tiempo y un seguimiento exhaustivo, puesto que se trata de establecer una relación de intercambio, con una o varias empresas.

Es importante tener claro qué le puede ofrecer tu proyecto a la empresa patrocinadora. Aparte de la posibilidad de figurar en la publicidad del espectáculo, pueden ser unas invitaciones para el estreno o un regalo con tus publicaciones. La marca puede estar interesada en invitar a todos los empleados a una salida al teatro. Esto es una estupenda ocasión para conocer a los actores, actrices y técnicos e intercambias impresiones. Patrocinar en especie también es habitual. Puede ser desde una imprenta que colabora con la publicidad impresa, hasta una marca de tejidos que te ofrece el material que necesitas para el vestuario, por citar sólo dos ejemplos. En cualquier caso, asegúrate de agradecer dicho apoyo a las personas correspondientes. Antes de imprimir sus nombres o logos en la publicidad, intenta mostrarles las pruebas para evitar sinsabores imprevistos. Por supuesto, no dejes esto para el último momento, procura llegar a un acuerdo al principio del proceso.

Las posibilidades de colaboración e intercambio entre el sector privado y el sector cultural son inmensas y prueba de ello son algunos proyectos de gran imaginación. Fíjate en la publicidad de otros proyectos artísticos e intenta averiguar en qué ha consistido su apoyo comercial. En cualquier caso, es importante entender que lo difícil no es encontrar un patrocinador, sino saber mantenerlo.

PRÉSTAMOS

Si vas a pedir créditos bancarios para tu proyecto, necesitas un claro plan viabilidad, pero sobre todo personas o propiedad que te avalen. Tampoco debes descartar la posibilidad de buscar accionistas interesados en invertir de forma privada en tu proyecto. Este sistema es muy habitual en la industria cinematográfica y en los grandes musicales. En otras palabras, los inversores tienen que ver que el proyecto es mínimamente rentable. Claro que también puedes encontrarte con inversores que lo hacen por otras razones, como verse implicados en un proyecto de gran interés artístico. En esta fase, tu capacidad de persuación será un ingrediente esencial.

DONATIVOS

Puedes proceder a una colecta de donativos donde ciertas personas deciden aportar una cantidad determinada, sin esperar nada a cambio. Otras fórmulas pueden ser el crear una sociedad de espectadores a través de cuotas mensuales o anuales. También puedes organizar un evente especial que concentre a un gran número de público en un momento determinado, pide la colaboración de artistas conocidos y hale saber a todo el mundo que estás recaudando fondos para tu proyecto.

CACHÉ

Estos ingresos no suelen aparecer hasta una vez realizadas las actuaciones. Sin embargo en algunos casos, una entidad bancaria o incluso un organismo oficial, en lugar de una subvención, te compra un número determinado de funciones. Este tipo de acuerdos consiste en el pago por adelantado de dichas funciones, o por lo menos un porcentaje del total. Existen también redes de programación cultural que ofrecen distintos tipos de convenios con los que puedes acordar un número de actuaciones e incluir talleres de formación y otras actividades didácticas.

VENTA DE ENTRADAS

Aquí ocurre como con el caché, que son ingresos un tanto a posteriori. No obstante, es recomendable promocionar la venta anticipada  de entradas. Esto requiere un cierto despliegue de puntos de venta y sobre todo de promoción. Si tu proyecto es de pequeñas dimensiones, los propios miembros de la compañía pueden vender un número de entradas a familiares y amigos, mientras que el público la compra en el teatro o en tiendas concertadas. En cualquier caso, la venta anticipada necesita sentar un sistema de seguimiento administrativo adecuado. Aquí también te encontrarás con los problemas que, a veces, generan las invitaciones. Aparte del corte del estreno, del que hablaremos más tarde, has de establecer un número de invitaciones que la compañía puede solicitar semanalmente. Es recomendable que con ese número seas ellos los que se distribuyen las entradas disponibles y se ocupan de pasrte la lista a la hora y día establecidos. De este forma, conseguirás cierta disciplina y control en el número de invitaciones a entregar. No obstante, haz entender a la compañía que los ingresos de taquilla son tremedamente importantes para la economía del proyecto.

VENTA DE MERCHANDISING

La venta de productos como postales, camisetas, libros discos, videos o incluso refrescos, puede ser una sustanciosa fuente de ingresos. Sin embargo, requiere una inversión anticipada, así como un seguimiento contable de compravente para que resulte realmente rentable. Tienes que valorar hasta qué punto te compensa esta actividad en tiempo, dinero y personal. Por supuesto, no has de olvidar que también es una inversión en publicidad.

VENTA DE SERVICIOS

Algunos grupos artísticos además de tener más de un montaje en repertorio, recaudan fondos a través de los conocimientos que aportan los propios miembros. Estos ingresos pueden poroceder de anuncios de publicidad, cursillos, y talleres impartidos por actores y actrices o técnicos del grupo o incluso actuaciones en solitario. Es también frecuente que miembros de un grupo dirijan o actúen en montajes de otros grupos.

VENTA O ALQUILER DE EQUIPOS

Es posible que con el paso del tiempo, tu compañía vaya acumulando equipamiento de vestuario, maquinaria, iluminación y sonido. Estos equipos pueden resultar rentables si se alquilan o venden a terceros. Destina una pequeña cantidad para dar a conocer este servicio. Un sencillo catáogo o listado describiendo el material disponible te ahorrará mucho tiempo de explicaciones. Envía nota a todos los grupos artísticos que puedan estar interesados en alquilar o comprar equipos de segunda mano.