Gestión, Producción y Marketing Teatral

RECURSOS

Para poner en práctica la campaña de comunicación que nos hemos propuesto, hemos de valorar los recursos de que disponemos y contemplar el nivel de ayuda que vamos a necesitar.

Presupuesto: Si vamos a lanzar un espectáculo concreto, posiblemente el gasto resulte de carácter puntual. Sin embargo, si nuestra campaña está diseñada para un teatro o una compañía, hemos de ver si una parte del gasto va a revertir a largo plazo y qué presupuesto anual destnaremos a este departamento.

Personal: Para hacer frente al plan de comunicación, es posible que necesitemos algunos ajustes de personal: estructura, número de personas, relación entre departamento de marketing y equipo directivo, taquillas y sala, formación  necesaria, responsabilidades concretas, salarios.

Ayuda externa: en algunos casos necesitaremos contratar servicios puntuales, como diseñadores, imprentas, agencia de publicidad, colocación de carteles, consultores de marketing.

INFORMACIÓN Y VENTA

Nuestro producto va a ser entregado finalmente al público, para lo cual necesitaremos una política que contemple las tres fases del proceso: promoción, información y ventas. Es aconsejable trabajar sobre una previsión de ventas anticipada. Esto implica investigar con antelación resultados, propios o de compañías similares a la nuestra. Observa deternidamente qué aspectos del programa fallaron y cuales funcionaron a la perfección. A veces puede tratarse de algo tan simple como el clima, en un festival al aire libre. En otros casos, la publicidad se hizo tarde o el horario de taquilla era inadecuado.

El equipo de taquilla es nuestra vía directa de comunicación con los espectadores, por lo tanto, es importante que estén formados e informados sobre el programa que ofrecemos. El público también necesita que facilitemos el proceso de obtención de entradas. Horarios amplios de taquilla, teléfono que responde, tarjetas de crédito, cajeros automáticos, reserva anticipada e información detallada, son elementos imprescindibles para favorecer la venta de entradas.

EVALUACIÓN

Para rentabilizar el esfuerzo y en lo sucesivo mejorar y corregir errores, es fundamental establecer un sistema de control que permita evaluar la incidencia real de la campaña a través de: seguimiento de ventas de cada campaña, evaluación del éxito de las actividades complementarias de la compañía, comparación de previsiones con resultados obtenidos, sondeos de público. Es importante archivar toda la información, material gráfico utilizado, recortes de prenta, cartelera, anuncios, programas, encuentas, hoja de gastos. Con toda esta información prepara un informe final, que recoja los resultados y siva para próximas experiencias. Estas son algunas preguntas que puedes utilizar para hacer el informe:

¿Qué medios han respondido mejor?

¿Cómo lo ha recibido el espectador?

¿Qué aspecto de la campaña ha tenido mejor respuesta?

¿Qué cosas no han funcionado y por qué?

¿Cómo se podrían mejorar?

EJECUCIÓN DE LA CAMPAÑA

En la fase de planificación nos hemos marcado una serie de metas que cumpliremos en la medida de lo posible. Comenzaremos la campaña tres meses antes del estreno, si se trata de ofrecer una producción, compañía o grupo nuevo. Dos meses mínimo, si es la producción de una compañía conocida. Es el tiempo necesario para diseñar, imprimir y distribuir la propaganda. Esto no descarta el hecho de que algunas compañías empiecen a crear expectación mucho antes. Antes de confeccionar el calendario, consulta con la imprenta, así como con el resto de colaboradores que van a intervenir en tu campaña. Trabajar con cierta holgura, te ahorrará tiempo y dinero.

Prepara un sistema de archivo donde guardar toda la información que vas a recoger a partir de ahora: direcciones de imprentas, muestrarios, distribuidores de publicidad, fotógrafos, diseñadores. Pon fecha a todas la operaciones que realices. Toda la información será de gran utilidad en el futuro, para ti o para la persona que te suceda en el puesto.

Estudia la obra, es esencial que el departamento de marketing conozca ampliamente la propuesta estética y dramática del proyecto. También debe informarse sobre los componentes de la compañía y sus aspiraciones: por qué y cómo se ha formado la compañía?, qué clase de obras se propone montar?, por qué se ha elegido esta obra? visita los ensayos con frecuencia, te ayudará a pensar en la imagen gráfica que quieres transmitir.

CALENDARIO DE TRABAJO

Antes de empezar la campaña de comunicación, necesitas tener una visión general de todas las tareas que vas a coordinar simultáneamente. Lo mejor es que te hagas tu propio planning de acuerdo a tus necesidades.