MARU-JASP

PLAN DE PRODUCCIÓN

Tras la primeras reuniones con el Equipo Directivo, el Departamento de Producción tiene la suficiente información como para confeccionar el plannig de trabajo. A continuación puedes ver un modelo de planning que te permite reflejar cada una de las áreas a coordinar semana a semana, poniendo la fecha del estreno como meta.

Este planning a diez semanas vista, es simplemente orientativo, ya que cada producción va a necesitar de un periodo distinto. No obstante, es importante tener una visión general de cada una de las áreas que coordina el Departamento de Producción y poder marcarse mets para llegar a todas las fechas previstas.

ENSAYOS Y REALIZACIÓN

Durante el periodo de ensayos, el Departamento de Producción lleva a cabo varias tareas simultáneamente: Preparar la sala de ensayos, coordinar realizacines, organizar el estreno, prever la gira.

SALA DE ENSAYOS

Los ensayos pueden tener lugar en espacios muy diveros, desde una nave industrial, a una antigua iglesia, escuelas o salas especialmente pensadas para este propósito. Algunas compañías afortunadas, incluso consiguen ensayar en un teatro propiamente dicho. El alquiler de salas de ensayos varía de unas a otras. Por ejemplo, algunos estudios de danza suelen alquilar las salas por horas sueltas, mientras que con otros puedes llegar a un acuerdo para varias semanas. También puedes ensayar en centros cívicos o casa de cultura, de forma gratuita o a cambio de alguna representación. En cualquiera de las opciones que utilices, intenta que el espacio favorezca y el tiempo de producción y que resulte un agradable centro de trabajo. Si se trata de un pequeño reparto, posiblemente te será fácil encontrar una sala para ensayar. Pero si la compañía es numerosa y además conlleva músicos y bailarines vas a necesitar de un recinto amplio, donde todos los miembros  puedan moverse cómodamente. Consulta con el/a Director/a el tipo de sala que prefiere para trabjar y para cuánto tiempo exactamente la va a necesitar. Es posible que quiera volver a ensayar después del estreno y el propio teatro no esté disponible durante el día.

Si es posible, intentas que la sala esté situada en un lugar de fácil acceso para toda la compañía, esto evitará problemas de transporte. Antes de alquilar la sala, asegúrate de que las duchas y los aseos están en perfectas condiciones. Es recomendable que la sala tenga buena acústica y esté lo suficientemente aislada, para no molestar a los vecinos o evitar distracciones del exterior. Aunque no es habitual, algunas compañías necesitan montar la oficina en la misma sala de ensayos. Si no te queda más remedio que hacerlo, procura que la oficina no esté demasiado cerca de la zona de ensayos, ya que el teléfono u otros ruidos pueden distraer a los actores y actrices y viceversa.

El paso siguiente es colocar, frente a la escena, una mesa con sillas para el/a Director/a y sus colaboradores. A derecha e izquierda, de la escena, también necesitarás unas mesas para colocar la utilería. Pon también varias sillas a ambos lados, para uso de actores y actrices o técnicos en momentos de espera. Necesitarás colgadores o percheros para ir dejando elementos de vestuario cerca de la escena. Es conveniente contar con un armario donde guardar la maqueta del decorado, equipo de sonido y música, y cosas delicadas. En la sala de ensayos necesitarás una caja de herramientas donde colocar utensilios imprescindibles como : cronómetro, útilies de escritura, textos de repuesto, equipo para marcar el suelo, escuadras, regla, cinta métrica, cintas adhesivas de colores, tizas, tijeras, grapadora, linterna, alargadores y conectores para la luz y el sonido.

Prepara una zona de descanso para que los actores y actrices esperen su turno, donde poder colocar un tablón de anuncios con información relevante y la tabilla con el plan de trabajo diario. Tanto si hay algún bar cercano o no, algunas compañías prefieren tener una cafetera dentro de la sala, para poder tomar algo en los descansos sin necesidad de salir fuera. Para facilitar el bienestar general, procura que la sala disponga de: ceniceros, cerillas, papeleras, útiles de limpieza, caja de costura, botiquín, papel higiénico, toallas y jabón. El botiquín ha de estar colocado de forma visible para todo el équipo. Antes de empezar los ensayos, comprueba la iluminación de la sala y si te permite hacer oscuro total fácilmente. Posiblemente vas a necesitar radiadores y algún flexo para las mesas de trabajo. La temperatura de la sala es muy importante, demasiada calor o demasiado frío, pueden entorpecer los ensayos.

Antes de empezar los ensayos, el Departamento de Producción consultará con el/a Director/a sus necesidades respecto a la escena. Por ejemplo, cuándo será necesario marcar el suelo para los actores y actrices y en qué momento se necesitarán las réplicas del decorado, utileria, y vestuario. Cuando el/a Director/a lo considere necesario, se señalarán las entradas, ventanas, puertas, o desniveles que indique la escenografía, así como la posición de los muebles en el suelo en cada escena. Asegúrate de que te está permitido marcar el suelo. Antes de colocer el símil de la escenografía, comprobaremos si es viable dejar los elementos colocados, de un día para otro. Esto no es siempre posible, ya que la sala puede ser utilizada por otros grupos al mismo tiempo. En ese caso, es precsio que la sala de ensayos disponga de un almacén donde poder guardar diariamente objetos frágiles y de valor.

REGIDOR/A

El trabajo de Regiduría es de suma responsabilidad. Es la persona que coordina todas las interveciones escénicas y efectos técnicos que se producen durante la representación, de acuerdo al libreto. El momento en que el/a Regidor/a se incorpora a la compañía es opcional. En el caso de las compañías nacionales trabaja desde el principio de la producción. Mientras que en las compañías con menos presupuesto, se incorpora en las últimas semanas de ensayos. En cualquier caso, es una figura imprescindible para el buen funcionamiento de la puesta en escena. Por lo tanto, cuanto antes pueda presenciar los ensayos, mejor para todos. Todas las señales y efectos de iluminación y sonido, queda reflejadas en el Libro de Dirección, así como en los diferentes libretos de los técnicos de sonido, iluminación, maquinaria, utilería y vestuario. El/a Regidor7a es la máxima autoridad del escenario cuando comienza la representación.

LIBRO DE DIRECCIÓN

El libro de Dirección es la Biblia de la puesta en escena de una obra. Este debe contener toda la información precisa de efectos de iluminación, sonido, intensidad de los mismos, pautas de dirección, pausas, intenciones, movimientos de actores y actrices, cambios de decorado y vestuario, entradas y salidas que van surgiendo en el proceso de ensayos.

Existen distintos métodos de preparar el Libro de Dirección, pero siempre debe haber una página en blanco al lado de una de texto donde dibujar desplazamientos, acciones etc. Generalmente, se parte de una copia de la obra, por una sola cara, con los cortes y arreglos realizados, dejando espacio entre líneas y con un gran margen en el lado derecho para anotaciones. También conviene dejar una hoja en blanco al principio de la obra y otra en el intermedio.

Con un separador, se dividen escenas y actos, numerándolos al mismo tiempo.Con lápiz, para poder corregir, se van anotando los pies de luz, sonido, efectos especiales, cambios de escena, y movimientos. Durante los ensayos el Ayudante de Dirección toma nota de como se va utilizando el mobiliario, la utilería, y el vestuario. Antes de incorporar las modificaciones en el Libro, el Ayudante de Dirección consultará con el/a Director/a, avisando a Producción si se introducen cambios relevantes que modifiquen el presupuesto o las necesidades técnicas.

Se va a celebrar el próximo lunes 19 la segunda reunión de Comunidades Creativas Ahora (el martes 20 en el caso de Valencia y Jaén) después de aquella primera que tuvimos el 14 de noviembre en varias ciudades de España. Seguimos recopilando algunas de las transcripciones de las reuniones, pero buena parte de ellas están ya colgadas en la web http://ccahora.wordpress.com/. Para la tercera reunión hemos fijado una fecha orientativa el próximo lunes 16 de enero, aunque no podemos precisar de momento espacios de reunión ni horarios. Para ese lunes 16 de enero se incorporarán Palma de Mallorca y Los Santos de Maimona (Badajoz).

En esta etapa es preciso que el/la director/a de la obra presente su propuesta escénica a gestión y producción, con el fin de contemplar las implicaciones técnicas y económicas de dicha idea. A partir de este momento, se tomarán decisiones importantes que van a definir los siguientes aspectos del proyecto:

– Reparto.

– Normas de tabilla.

– Equipo de diseño: escenografía, vestuario, iluminación, coreografía, música.

– Realización.

– Personal técnico y administrativo necesario.

– Lugar y periodo de ensayos.

– Espacio de representación.

– tiempo de explotación previsto.

– Gira.

Mientras estas áreas se van concretanto, el departamento de producción se hace responsable de la coordinación de las mismas. En esta  fase, son muy nomerosas las operaciones a llevar a cabo y es preciso que producción comience a anticipar el resolver problemas.

REPARTO

Aunque la elección del reparto depende de dirección, producción puede asesorar en la decisión de contratar a uno u otro actor en función del presupuesto disponible. Es posible que el/a director/a necesite hacer pruebas a varios actores y actrices, para lo cual, el departamento de producción organizará todos los detalles: anuncios, lugar para hacer las pruebas o audiciones, registro de candidatos, correspondencia con los mismos y selección final. Intenta preparar un espacio agradable y asegúrate de que los candidatos son bien recibidos y tratados con amabilidad, tanto si son aceptados, como si no lo son.

Como ya hemos mencionado en la sección de gestión existen varios tipos de contrato a considerar, ya que estos dependerán del plan de explotación del proyecto. Con el tipo de contratos decidio, es gestión quien se pone en contacto con el equipo artístico para aclarar los términos y condiciones de contratación. En algunos casos, esta es una fase de delicada negociación entre la empresa y el equipo artístico. Las suplencias también se negocian desde este momento, para los actores y actrices que ensayan dos papeles, es importante saber que su trabajo tiene una compensación.

En las compañías independientes es recomendable dedicar un tiempo a definir cachés, sueldos y salarios lo antes posible para evitar malentendidos y susceptibilidades a posteriori. El régimen económico del grupo tiene que establecer las responsabilidades financieras de cada miembro. Por ejemplo, si los beneficios son amplios y es necesario reinvertir o si por el contrario, se produce algún desastre como estropearse la furgoneta.

TABLILLA

La tabilla es un instrumento de comunicación, así como de disciplina, para todos los miembros de lacompañía. En ella se refleja diariamente la información que dirección desea hacer llegar a los actores, actrices y técnicos, escenas a trabajar el próximo día, horarios, amonestaciones y notas generales. Se utiliza diariamente desde l primer ensayo, hasta el último día de gira. El departamento de producción se coupará de archivar las tablillas como punto de referencia para el informe final. Es muy importante asegurarse de que toda la compañía conoce la hora exacta de su próxima cita antes de abandonar la sala de ensayos. Si se trata de una compañía nueva, espreciso que en esta fase se establezcan las normas que van a regir la misma. El equipo directivo decidirá el tipo de sanción a aplicar a los miembros de la compañía por incumplimiento de dichas normas. Llegar tarde a los ensayos o a a propia representación sin justificación alguna, puede merecer una sanción.

EQUIPO DE DISEÑO

Una vez definidos cachés y tipo de contratos, los diseñadores de escenografía, vestuario, iluminación y sonido, van a mantener una estrecha relación con el departamento de producción.

ESCENOGRAFÍA

En esta etapa se hace entrega del diseño escenográfico acompañado de bocetos, planos a escala y ase posible de una maquetas con las ideas principales. La maqueta es un elemento de gran utilidad para la compañía en el momento de comentar todo tipo de dudas técnicas, tanto con el director, como con el escenógrafo.

FIGURINES

El diseñador de vestuario intentará que los figurines lleven muestras del tejido elegido y si es posible la dirección donde obtener dicho material, para facilitar la tarea del departamento de producción. A partir de este momento, el departamento de producción hará un seguimientos puntual del proceso de realización.

PLANO DE LUCES

El diseño de iluminación generalmente llega algo más tarde, cuando el diseñador de iluminación ya tiene una idea clara de la escenografía y del vestuario. Llegando el momento, el diseñador de iluminación también hace entrega del plano de luces detallando los tipos de focos y filtros necesarios para cada escena. Pide que te entreguen dos copias del plano.

DISEÑO DE SONIDO

El diseño de sonido, así como el de iluminación es posible que llegue un poco más tarde, cuando los ensayos ya están avanzados. De esta forma el diseñador tiene la oportunidad de estudiar los efectos y la acústica del espacio con detenimiento. Tanto iluminación como sonido, trabajan estrechamente con dirección.

REALIZACIÓN

Antes de entrar en la fase de realización, es fundamental saber en qué tipo de escenario se va a actuar y si la compañía va salir de gira. Especialmente en el caso de la escenografía, todos los elementos serán construidos contando con los riesgos de viajar, montar y desmontar. Lo ideal es que este desglose lo haga el propio escenográfo. Si esto no es posible, el departamento de producción tendrá que hacerlo antes de pedir presupuesto a distintos talleres de realización. En la solicitud de presupuesto, ha de quedar perfectamente claro el tipo de material que se solicita, junto con las dimensiones exactas: lagura, anchura y grosor de cada trasto necesario. Una vez más, aquí es donde el departamento de producción ha de saber descifrar todos los detalles de cada uno de los diseños. Asimismo, si quieres comparar presupuestos entre varios talleres, debes especificar las fechas de entrega y si se incluye el transporte.

PERSONAL

El tipo de escenografía y las dimensiones del montaje en general, nos indicarán el tipo y el número de personal técnico y administrativo que necesitamos. Generalmente, los maquinistas, utileros, electricos, regidor, audiovisuales y sastrería se van incorporando paulatinamente en la fase de ensayos y sus contratos se rigen por convenio. Si se contempla una gira inmediatamente después del estreno, necesitaremos personal de venta y promoción desde que comienzan los ensayos o incluso antes.

LUGAR Y PERIODO DE ENSAYOS

Es habitual, dedicar entre seis y ocho semanas para ensayar, pero cada compañía sabe cuanto tiempo de ensayos necesitas, dependiendo este del tipo de producción y del propio presupuesto disponible. El departamento de producción se ocupará de encontrar y acondicionar la sala de ensayos.

ESPACIO DE REPRESENTACIÓN

El espacio de representación va frecuentemente unido al tipo de público objetivo. Como verás en la sección de promoción y marketing, la definición del público objetivo nos ayudará a concentrar nuestros recursos al máximo. Al mismo tiempo, nos dará claras indicaciones del tipo de espacio escénico apropiado o no apropiado, para nuestras representaciones. No es lo mismo comercializar el espectáculo  para colegios, que para teatros municipales, o espacios al aire libre. Este aspecto afecta al departamento de producción, en cuanto a la preparación de la ficha técnica del montaje. Producción necesita saber si el montaje va a ser autónomo (lleva su propio material de iluminación y sonido) o por el contrario, va a depender de los equipos de cada plaza. También es importante considerar si el decorado es adaptable a cualquier espacio. En algunos casos, las casas de cultura solamente disponen de un salón de actos donde no es posible colgar elementos escenográficos y tampoco está permitido clavar en el suelo. Es recomendable preparar un montaje adaptable a todo tipo de circunstancias, sin sacrificar la calidad artística.

TIEMPO DE COMERCIALIZACIÓN

El tiempo previsto para la comercialización de un espectáculo, es de suma importancia para el departamento de producción. No solamente es en relación al tipo de contratos que se van a ofrecer a técnicos, actores y actrices, sino en función del alquiler de equipos de iluminación, sonido atrezzo, vestuario y medios de transporte. Los precios de alquileres de equipos varían enormente en función del tiempo de uso. Del mismo modo, es necesario tener en cuenta la frecuencia con que se van a llevar a cabo las representaciones. Es muy diferente presupuestar para actuaciones de fin de semana, que para una gira intensiva.

GIRA

 Como ya hemos mencionado en la sección de realización, por razones de montaje y desmontaje, es preciso saber con antelación si el espectáculo va a salir de gira. El departamento de producción se ocupará de preparar embalaje y transporte necesario para todos los elementos del espectáculo, así como de confeccionar la ficha técnica que será enviada con antelación a todos los espacios de actuación. En algunos casos, es necesario visitar los escenarios antes de actuar y comprobar que estos cumplen los requisitos técnicos del montaje. Producción y gestión trabajan estrechamente  en la prepración de la gira con el fin de especificar los tipos de contrato que se requieren en cada plaza. En algunos casos, los teatros cuentas con equipos y personal técnico de apoyo y en otros es la compañía quien los tiene que llevar.

CONTROL FINANCIERO

para llevar al día el control financiero, necesitas establecer lo que son gastos fijos, y gastos variables. Así mismo, como hemos dicho antes, es recomendable distinguir entre las etapas de una producción para observar el tipo de gastos e ingesos que se van generando.

Pre-producción

Aquí anotarás todos los gastos de preparación del proyecto. Permisos, derechos de autor, consultas técnicas con profesionales, proceso de solicitud de ayudas y búsqueda de financiación en general, elección de raparto y equipo de trabjo, investigación relacionada con la obra, acondicionamiento sala de ensayos, estudio de marcado. Ingresos de pre-producción: acciones, subvenciones, patrocinio, créditos, capitasl inicial.

Fase de producción

Los gastos de producción son considerados como tales hasta la fecha del estreno. Diseños, realización y montaje de escenografía, vestuario, iluminación y sonido. Símil de escenografía, dietas de ensayo, pruebas de vestuaruio, transporte, utilería, sala de ensayos, promoción y venta, seguros. Ingresos de venta anticipada de entradas, servicios.

Estreno

A partir del estreno, tendrás otro tipo de gastos como: sueldos, alquiler del teatro, personal de sala, Taquillas, mantenimiento, material fungible, tintorería, seguros, equipos de iluminación y sonido, programas y carteles. Ingresos de venta de entradas, servicios.

Gira

Los gastos de gira son similares a los de plaza. A estos hay que añadir dietas de viaje y alojamiento para todo el personal, transporte y seguros de viajes. Ingresos de venta de actuaciones o caché.

Cash-flow

El cash-flow, o también llamado control de tesorería, es un documento que te sirve para boservar el estado financiero de tu proyecto, en cada momento preciso. De esta forma, puedes anticipar problemas financieros antes de llegar a la catástrofe. En la fase de producción te puedes encontrar con un gran problema, si no dispones de capital inicial, el proyecro corre el riesgo de fracasar. Si tu proyecto va a depender de la venta, tanto de entradas, como de funciones o de subvenciones y ayudas, verás que necesitas un fondo que te permita trabajar hasta que lleguen los esperados ingresos. Existe el riesgo de tener que afrontar pagos, mientras la mayor parte de los ingresos no llegan hasta después del estreno. Para prevenir este desequilibro necesitas principalmente dos cosas:

– Calcular el cash-flow para saber qué cantidad exacta necesitas mensional o semanalmente, ayudándote, si quieres, de un programa informático de hojas de cálculo.

– Preparar un anticipo en metálico que te permita cubrir gastos puntuales.

PLAN DE VIABILIDAD

Supuestamente ya sabes cuáles son tus fuentes de financiación y cómo presupuestar tu proyecto. Ahora necesitas saber si este proyecto es económicamente viable o no lo es. En este momento tendrás que tomar algunas decisiones importantes, como por ejemplo: período de comercialización del espectáculo. Es imprescindible saber qué tipo de contratos vas a ofrecer al personal, si cobrarán mensualmente o por cada representaciòn. Pero es tan importante o más, que tengas previsto un plan estratégico de venta y comercialización desde el principio. En dicho plan, ten presente las normativas laborales del sector y respeta los días de descanso estipulados por las mismas. Si vas a salir de gira, piensa en horas de viaje e itinerarios en función de ciho descanso, así como en facilitar la tarea de los técnicos. No es fácil organizar una gira coherente, puesto que depende de los factores de programación de cada ciudad. No obstante, merece la pena intentarlo.

Vamos a suponer que decides darle al espectáculo, seis meses de explotación, renovables en función del éxito. Ahora necesitas considerar con mucho cuidado el tipo de contrato que vas a ofrecer a los miembros de la compañía. Tanto el pago mensual como por actuación, tienen una serie de ventajas y desventajas para la empresa productora. Es recomendable y sobre todo deseable por los actores y actrices, que el espectáculo esté lo más frecuentemente posible en escena. Actuaciones esporádicas aquí o allá, tienden a restar motivación tanto el equipo artístico, como al equipo técnico.

En esta fase es importante trabajar en estrecha colaboración con el equipo de promoción y venta, quién habrá detectado el nivel de interés que existe por nuestra producción en el mercado cultural. Aquí se pueden producir algunos contrastes, desde la necesidad de actuar una media de cinco días por semana con un espectáculo de éxito, a hacer una representaciòn espóradica de vez en cuando. La frecuencia de actuaciones también dependerá del nivel de disponibilidad de los equipos de trabajo que has elegido para tu proyecto. Te puedes encontrar con que alguno de tus actores o actrices tiene otros compromisos adquiridos, como cine o televisión. Si tu espectáculo lleva músicas, verás que frecuentemente tocan con distintas orquestas  al mismo tiempo. En ambos casos, te verás en la necesidad de adaptar la gita al mejor calendario posible, lo que no siempre es fácil.

Una vez decidido el periodo de explotación y el tipo de contratos, te será fácil calcular el gasto diario que supone la compañía. No olvides incluir transporte, dietas, y alquiler de equipos. A esto le has de sumar la inversión inicial que requiere el montaje. Seguidamente, debes alcular el precio de caché necesario para amortizar la inversión inicial, mantener la compañía, y generar beneficios, en función del número de actuaciones que estáis dispuestos a realizar semanalmente. Son los beneficios los que te van a permitir continuar con otros proyectos en el futuro. Es aquí, donde has de comparar tu previsión de ingresos, con tu previsión de gastos.