PRENSA

Como sabemos, parte de la publicidad que puedes hacer consiste en contratar cuñas de radio, spots de TV, anuncios en prensa, cartelera y otros. Pero también es cierto que una buena parte de nuestra promoción se puede obtener a través de reportajes, noticias, entrevistas, fotografíasy  por medio de las críticas. Algunas compañías prefieren contratar a relaciones públicas profesionales para diseñar el plan de comunicación y otras prefieren hacerlo directamente ellos mismos. En cualquier caso, para acercar nuestro trabajo al púlbico, una buena relación con los medios de comunicación, es esencial. Por esta razón, hemos de entender una serie de normas de funcionamiento desde el principio. No podemos pretender que con una simple invitación o nota informativa enviada una semana antes del estreno, los periodistas nos abran sus puertas y difundan con entusiasmo nuestro proyecto. Debemos comprender que junto a nuestra información, cientos de noticias interesantes compiten con nosotros.

En primer lugar, necesitas los nombres de los periodistas que se ocupan de la sección de cultura de los medios más cercanos. Ponte en contacto con ellos y hazles saber que estás a cargo del gabinete de prensa de la compañía, y que pronto les harás llegar información sobre la misma. Asegúrate personalmente de que han recibido tu comunicación. A partir de ahora y suponiendo que te encuentras en esta de ensayos, existe la posibilidad que parte de los ensayos se conviertan en noticia. Si nos limitamos a decir “el grupo tal, estrena la obra cual”, posiblemente no vamos a fundar suficiente interés entre los medios y en consecuencia el propio público.

Pregúntate, ¿qué quiere la prensa?, e investiga el pontencial informativo que tiene vuestro proyecto. Prepara tus declaraciones y aquellas de los miembros de la compañía con antelación, evitando la mentira y la exageración en todo momento. Para evitar disputas internas, asegúrate de que todas las personas relacionadas con la noticia están de acuerdo con la idea. Tu principal objetivo es atraer la atención sobre tu espectáculo y en consecuencia llevar más gente al teatro. He aquí algunas ideas, pero seguro que con cada espectáculo se os ocurre otro gran número de posibilidades:

-Premios: informa y cuenta los detalles, si algún miembro de la compañía ha recibido algún premio especial recientemente.

-Cinfras: puede ser que para esta producción necesitéis de una cantidad especial de comida, madera, maquillajes, metros de tela, litros de agua o vino, incluso tornillos. Piensa en cantidades concretas que puedan despertar el interés especial de la prensa y el público.

-Famosos: quizá está la compañía o alguno de sus miembros, asociados con alguien muy conocido. También puede ser que un eminente profesor de voz se ha trasladado hasta vuestra sala de ensayos para impartir un curso especial sobre acentos y formas de hablar.

-Temas de actualidad: es posible que la obra trate sobre un suceso similar que tuvo lugar recientemente en la zona. Quizá los protagonistas reales están dispuestos a conceder entrevistas.

Aniversarios: tal vez la obra sea una buena excusa para celebraciones, su primer estreno en un momento histórico, algo sobre el autor.

Algo fuera de lo cotidiano: seguro que tienes alguna historia sobre la investigación que habéis llevado a cabo antes de empezar la producción, por ejemplo visitando cárceles o incluso campos de concentración. Esta es una oportunidad para contar que los actores y las atrices se han sometido a un prolongado ayuno, con el fin de poder representar a víctimas del holocausto. O por el contrario, han tenido que engordar para cierto papel o teñirse el pelo o ponerse lentillas de color.

Este tipo de noticias preparadas pueden ser utilizadas tanto durante la estapa de ensayos, como más tarde de cara al estreno o incluso en la rueda de prensa fianl. Decide qué momento es más apropiado para tu compañía.

NOTA DE PRENSA

La nota de prensa ha de ser tremendamente precisa. Intenta que sea informativa en sí misma y explica brevemente el motivo de tu comunicación. No ha de ser más extensa que un folio y seguramente la enviarás por fax. Dirígela a la persona concretas con quien quieres establecer comunicación. Llama por teléfono un poco más tarde y comprueba que ha sido recibida correctamente. Antes de hacer este envío sabrás cuales son los días y horarios más apropiados para contactar con los periodistas de interés. Evita por todos los medios los días de cierre de edición. En el caso de revistas, suplementos o cuadernillos, semanales y mensuales, es pobislbe que preparen la edición con bastante antelación. Pregúntales directamente cuándo es el mejor momento para ponerte en contacto con ellos y enviarles la información.

RUEDA DE PRENSA

Antes del estreno en cada plaza, es habitual presentar la compañía a los medios locales a través de una rueda de prensa. Generalmente, se envía el comunicado a los medios entre tres y cuatro días antes para que puedan ajustarlo en su calendario semanal o incluso antes. Depende cada ciudad, del tipo de medio y de la relación previa que tengas con el mismo. Además de la prensa, se invita a patrocinadores y colaboradores, personalidades y famosos, todos aquellos que puedan respaldar el proyecto. La forma más frecuente es preparar una mesa presidencial para el panel representativo de la compañía y sillas para los periodistas. Es recomendable poner el cartel de la obra, en la pared de la mesa presidencial, para que aparezca en las fotografías. Intenta elegir un lugar céntrico, pero con facilidades de aparcamiento en las inmediaciones. Muy a menudo, los periodistas han de atender varias ruedas de prensa en una misma mañana. Si vas a ofrecer un aperitivo, indícalo con antelación, para que no desaparezca todo el mundo rápidamente.

Cerca de la entrada, prepara una mesa con toda la publicidad del espectáculo y entrega un dossier de prensa a cada persona. Pregunta de qué medio proceden y toma nota. De esta forma podrás hacer un seguimiento de la cobertura, con la prensa del día siguiente. La mesa prsidencial en una sala pública es la forma más habitual de convocar a la prensa, pero si tu compañía quiere intentar algo más original, también es posible. Ruedas de prensa han llegado a celebrarse en bosque, cementerios, iglesias, fábricas de chocolate, piscinas, tiendas y balcones, entre otros. Todo depende del tipo de espectáculo, del sentido del humor de la compañía, y por supuesto de su capacidad de convocatoria.

DOSSIER DE PRENSA

El dossier es el documento que describe con precisión los pormenores del espectáculo, nombres del reparto y biografías de los miembros del equipo artístico. Intenta que los textos sean claro y lo suficitemente explicativos, sin extenderte demasiado. Es importante incluir un texto escrito por dirección artística y fotografías de calidad para que puedan ser reproducidas fácilmente. Si consideras que el espectáculo tiene un interés especialmente visual, es recomendable preparar unas cintas de vídeo con tres o cuatro minutos de grabación. Las televisiones locales quizá te pidan una cinta en formato profesional, para poder emitir directamente. Considera esta posibilidad en el presupuesto. No dejes la preparación del dossier para el final e intenta entregar un documento de calidad, los periodistas lo van a utilizar como punto de referencia para informar sobre tu espectáculo. Presenta claramente las fechas de representación, así como el número y persona de contacto paraconcertar entrevistas especiales.

PASE DE PRENSA

En algunas ocasiones se invita a los medios a presencias un ensayo, con el fin de que hagan sus propioas  fotografíasy así evitar cámaras y micrófonos el día del estreno. Este acto se puede organizar antes de la rueda de prensa y así facilitar el trabajo de los periodistas. Como hemos dicho antes, otra opción es que la compañía facilite sus propias fotografías, lo que permite preparar distintas imágenes para cada medio. Si tus recursos son limitados, puedes pedir que te las devuelvan al terminar el reportaje.

INVITACIONES AL ESTRENO

El día del estreno es tan temido como deseado por todos los miembros de la compañía. Es el gran momento de hacer público un trabajo que se ha preparado a puerta cerrada durante varias semanas. Las invitaciones han de enviarse con suficiente antelación para que las personas invitadas puedan incluirlo en sus agendas, dos semanas es lo recomendable. Asimismo, es importante pedir confirmación de asistencia y poder destinar las entradas a otras personas en el caso de producirse cancelaciones. Generalmente, se envía una tarjeta con la información correspondiente y las entradas se retiran más tarde en taquilla. Esto te permite saber quien va a asistir finalmente y evitar butacas vacías.

La noche del estreno precisa de algunas normas protocolarias a tener en cuenta. Los patrocinadores y colaboradores son recibidos por el departamento de promoción a la entrada y se les obsequia con el programa y libro de la obra. A los críticos también se les recibe amablemente con la entrega del programa y se procura no situarlos en la misma fila de butacas. Asimismo, al final de la función, no se les pregunta por su opinión, ni se intenta disculpar errores aparecidos en la representación. Ese día es el momento de saludar personalmente a la prensa y agradecerles su colaboración. Es también habitual ofrecer una copa a todos  los colaboradores y amigos al final de la representación. Las celebraciones son una estupenda oportunidad para las relaciones públicas de tu compañía, procura saludar a todo el mundo así como agradecer las colaboraciones, sobre todo si han sido desinteresadas. La lista de invitaciones de la compañía estará preparadas con suficiente  antelación. Designa un número determinado de entradas por persona e intenta que se organicen ellos mismos y que a tí sólo te pasen la lista definitiva. Mantén esta disciplina durante el periodo de explotación de la obra.

PUBLICIDAD

INTERNET

Una vía más de difusión para tu campaña es a través de Internet. Jugando con la misma imagen gráfica que has elegido, le puedes añadir movieminto y sonido si crees que es necesario. En principio, el medio no es tan caro como apaenta, pero es recomendable que te asesores bien. Por ejemplo, puedes caer en hacer un diseño excesivamente sofisticado que, no solamente encarece tu presupuesto, sino que resulta muy lento en aparecer en pantalla. Esto tiende a ser muy irritante para tus posibles clientes y convertirse en una oportunidad totalmente desperdiciada. Procura simplificar la información al máximo y no utilizar demasiados colorines o efectos. Antes de tomar una decisión, navega por tu cuenta y observa como se presentan otras organizaciones culturales en este medio. Haz una valoración de lo que te parece útil e informativo, así como de la imagen pública que proyectan a través del diseño. Haz un listado de links o conexiones con las que te gustaría vincularte a través de la red. En este caso, si que te va a resultar fácil hacer un estudio a nivel internacional.

Por otro lado, tiene la ventaja de que puedes incluir un gran volumen de información y noticias sobre tu proyecto o empresa, además de tener una nada despreciable, presencia internacional. Este medio también te permite recibir comentarios del público de forma inmediata. No obstante, no pienses que con haber contratado un espacio en el Internet ya tiene s todo resuelto, ahora has de hacérselo saber a tus patrocinadores, clientes, colaboradores y al público en general para que puedean visitar tu página. Es una buena oportunidad para hacer un mailing con una simple postal indicando la dirección de tu página Web. A partir de ahora necesitas imprimir esta dirección en el resto de material gráfico que utilices como papelería, posters, entradas, programas, octavillas. En cualquier caso, si te decides por este medio recuerda lo siguiente:

-Procura instalar un diseño sencillo, práctico e informativo.

-Si vas a necesitar actualizar la información con frecuenta: piensa en costos.

-Hazle saber a todo el mundo que estás en internet.

-No sustituye a otros medios de comunicación, es uno más.

FACHADA DEL TEATRO

Algunas compañías invierten grandes cantidades de esfuerzo y dinero en la producción y promoción del espectáculo, mientras olvidan la publicidad en el propio teatro, dejando la fachada, el bar y el vestíbulo totalmente desantendidos. Para empezar, el lugar donde se celebra el espectáculo tiene que invitar a entrar, pero sobre todo a volver. Al fin y al cabo, el teatro es un lugar de encuentro y el público quiere pasar un rato agradable. Una facha con fotografías, carteles y una iluminación atractiva, es un valor añadido en tu venta de entradas. Si además te esmeras en convertir el vestíbulo y el bar en un espacio seductor, tanto mejor.

PROMOCIONES

Las promociones te pueden servir para asegurarte unos ingresos determinados con antelación.La venta de entradas puede ser un método de promoción tan importante como otros. Esto es algo que hemos de dedicir con suficiente antelación y asegurarnos de que no vamos a caer en pérdidas lamentables. Para beneficiarnos de las promociones, necesitamos que las taquillas tengan un horario amplio y flexible y así poder poner en marcha la venta anticipada. Si en tu caso concreto, solamanete puedes vender entrada con dos o tres días de antelación, es posible que algunas de las promociones no merezcan la pena. Con una venta anticipada por el contrario, puedes convertir los puntos de venta en verdaderos centros de antelación.

Si no es posible intalar la venta anticipada en el propio teatro, habla con algún comercio interesante, ya sea por su ubicación o por la popularidad de sus produtos. Los más fecuentes suelen ser librerías y tiendas de discos, pero puedes elegir otro tipo de comercio que simpatice con tu espectáculo. Si dicho establecimiento es muy conocido, tanto mejor. En cualquier caso, lo tienes que incluir en la publicidad con el horario, dirección y teléfono. Antes de poner el número de teléfono, consulta con la tienda si estarían  dispuestos a responder a llamadas relacionadas con el espectáculo. Es posible que estén demasiado ocupados como para hacerse cargo. En ese caso, por un número que por lo menos tenga un contestador con la información esencial, donde se puedan dejar mensajes.

Puede suceder que tanto personas de fuera como responsables de grupos de espectadores, llamen para pedir un programa o reservar entradas. Procura responder a todos ellos. Habla con las cajas de ahorros y grandes almacenes, para ver si te pueden ayudar en la venta de entradas con su servicios electrónicos.

En los puntos de venta tiene que haber suficiente información de folletos, posters, y si es posible, material que la compañía quiera poner a la venta, como camisetas, libros, progras u otros. Si la tienda no puede hacerse cargo de la venta de mercancía, excepto las entradas, considera la posibilidad de poner una persona por tu cuenta. Si esto no es posible, limítate a la venta de entradas y entrega de folletos gratuitos. Para facilitar la tarea de la persona que vende las entradas, prepara una hoja con las respuestas a las preguntas más habituales y sobre todo como ponerse en contacto contigo ante la duda. Te puedes encontrar con que alguien pregunta si existe la posibilidad de entrar al teatro con silla de ruedas y la persona del punto de venta no sepa qué decir, desanimando así a este espectador o espectadores. Si las entradas son numeradas, piensa en las consecuencias de tener más de un punto de venta. Procura tener preparada una plantillas con la ubicación de las butacas para que el público pueda elegir donde sentarse.

Contando con que el punto o puntos de venta está resuletos, ahora puedes considerar el tipo de promociones que te interesa lanzar. Esto va a depender de numerosos factores como, tiempo que el espectáculo va a estar en cartel, tipo de público objetivo, tipo de teatro o sala. Cualquiera de las opciones que decidas poner en marcha, éstas han de estar claramente reflejadqas en la publicidad desde el principio. Procura elegir aquél sistema que te permita ganar más en menos tiempo.  Las promociones más frecuentes son:

-Precios especiales para grupos de 10/20 personas.

-Escolares: preciso organizar la venta de entradas con gran antelación.

-Descuentos a estudiantes, pensionistas, parados.

-Ofertas: 2×1, 4×2.

-Abonos de temporada.

-Distinto precio anticipada a en la puerta.

-Entradas con sorteos.

-Precios para sociedades de amigos del teatro.

-Bonos descuento para escuelas de danza, música y teatro.

-Precios para empleados y clientes de entidades patrocinadoras.

-Descuentos cena en restaurantes concertados.

-Consumición con la entrada.

-Todos los lunes las entradas a mitad de precio.

-Parte de las entradas son ofecidas por un patrocinador, a precio reducido.

AMIGOS DEL TEATRO

Tanto para compañías en gira como en plaza existe la opción de crear un sistema de socios o amigos de la compañía. En algunas ciudades, las sociedades de espectadores son organizaciones autónomas con iniciativa propia de programación y difusión del teatro a través de actividades como viajes y publicaciones periódicas. La labor de estos colectivos es de gran valor en la difusión de nuestros montajes. En respuesta les puedes ofrecer una serie de ventajas en relación a vuestros espectáculos:

-Invitación especial a los estrenos.

-programa y libro gratuitos.

-Fiesta con miembros de la compañía.

-Descuentos en las entradas.

-Descuentos en otras publicaciones de la compañía, como discos o videos.

-Boletín de información.

DISTRIBUCIÓN DE PUBLICIDAD

La distribución es un parte un tanto delicada del trabajo de promoción. Para cada elemento a distribuir, exidten o hay que crear, los canales adecuados, contar con u buen equipo o empresas para buzoneo, pegar carteles, repartir propaganda en lugares y horarios seleccionados. Prepara un calendario con tu plan de distribución y anota la cantidad de folletos o posters que van a cada lugar previsto. Explora primero todos los sistemas gratuitos de distribución que tengas a tu alcance:

– Redes de información y distribución de instituciones locales.

– Periódicos o boletines gratuitos de organizaciones dispuestas a colaborar.

– Encartación en la prensa local.

– Servicios bonificados para la información cultural de la oficina de correos.

Averigua qué lugares públicos te interesan más para tu distribución entre bibliotecas, piscinas, gimnasios, tiendas (qué tipo: ropa, regalos, discos), librerías, hoteles, bares, discontecas, teatros, universidades, restarurantes, centros culturas, bancos. En la mayoría de estos lugares necesitarás hablar con las personas responsables, antes de poner tu publicidad. En esta sección, es preciso señalar que a veces uno de los mejores canales de información, está totalmente desaprovechado. Estos son los propios teatros. Está clarísimo que si los espectadores han llegado hasta un teatro, muy posiblemente están interesados en ir a otro espectáculo Esta es además una estupenda excusa para colaborar con otros grupos artísticos y compartir recursos. Después de todo, todos queremos lo mismo, que es mostrar nuestro trabajo a atraer al mayor número posible de público.

El correo directo puede tener un gran efecto inmediato, pero requiere seleccionar los destinatarios con detenimiento. Las bases de datos actualizadas con direcciones de personas, instituciones, asociaciones, grupos, centros docentes, periodistas etc, son una herramientas importantísima. Por razones legales, es necesario obtener la aprobación del cliente para poder enviarle información. Por lo tanto, es recomendable aprovechar todos los momentos de contactos con los espectadores vía reservas, puntos de información, taquillas, formularios,  y encuestas.

En localidades pequeñas puedes optar por el buzoneo, procurando seleccionar las zonas con público potencial. Otra opción es colocar carteles dentros de los portales ya que puede ser más eficaz que la propia calle. No te olvides de pedir permisos y sobre todo de retirar  la propaganda después del evento. La venta directa consiste en salir a vender entradas, o conseguir clientes acercándose  a determinados colectivos de posibles espectadores, en lugar de esperar a que ellos lleguen a nosotros. Puedes hacerlo por teléfono, puntos de venta estratégicos en zonas comerciales, cartas personalizadas etc. Si tu programación está pensada para grupos determinados como escolares, universitarios, asociaciones de mujeres, tercera edad u otros, necesitas establecer contacto con ellos con antelación suficiente para que puedan organizarse. Es posible que tengas que adaptar los horarios de representación para facilitar la asistencia de estos grupos.

PUBLICIDAD

Todo el esfuerzo invertido en la producción del espectáculo se verá compensado con una buena afluencia de público y conseguir que así sea, es la esencia de tu trabajo. Una buena campaña no se consigue de forma casual, siempre es el resultado de una publicidad estratégicamente organizada. Dedica un tiempo a la planificación y no la dejes para el último minuto. Al principio será difícil establecer con antelación qué medio va a ser el más acertado en cada momento. Tanto si decides llevar a cabo la campaña por tu cuenta, como si la pones en manos de una agencia de publicidad, es un riesgo que el departamento de marketing tiene que afrontar. No obstante, siempre toma como punto de partida el público a quien te vas a dirigir y busca la mejor forma de comunicarte con él.

La publicidad en prensa, radio, cine o televisión requiere un gran desembolso inicial y los resultados pueden ser muy diversos. Antes de tomar una decisión, pide precios de espacio publicitario y piensa detebnidamente en tus necesidades concretas. Tras analizar a fondo los medios, en función de tus necesidades concretas, decide, y taz tu propia investigación previa.

Los pormenores que pueden hacer variar el resultado de la utilizacion de distintos medios pueden ser por ejemplo, que mientras la publicidad en televisión tiene un coste elevado, cierto es que utilizar este medio de forma local puede tener un gran efecto. Habla con los canales locales y pide presupuesto, es también posible que simpaticen con el sector cultural y colaboren en tu campaña. Antes de poner anuncios en radio, asegúrate de qué programas concretos escucha tu público objetivoy con qué frecuencia. Si te decides por este medio, recuerda que el efecto de la publicidad radofónica se basa en la repetición. Por lo tanto, necesitas emitir tu mensaje durante un periodo de tiempo relativamente amplio. En realidad, en mayor o menor medida, todos los medios dependerán de su frecuencia para ser efectivos, este aspecto es esencial en el momento de presupuestar tu campaña. También puede hacer intercambios de entradas o espacio publicitario con los propios medios, no descartes ninguna posibilidad.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
TV-CINE: cobertura rápida, calidad visual y sonora, gran impacto. Alto coste de producción, mensaje limitado, fugacidad.

RADIO: Bajo costo, selectivo, frecuente. Falta de soporte visual, fugacidad.

PRENSA NACIONAL: Selección fecha y pública, flexible, alto nivel de cobertura. Baja calidad de impresión, coste diario elevado.

PRENSA LOCAL: Comunidad, alta cobertura local, selección fecha y público. Baja calidad de impresión, coste diario elevado.

PRENSA GRATUITA: Selección geográficay demografía, bajo coste, penetración elevada. Generalmente mensuales requiere planificación previa, calidad relativa.

REVISTAS: Calidad, larga vida, alta selección demográfica, el estilo eleva el mensaje. Alta cometición, baja selección geográfica, falta de impacto inmediato.

POSTERS: Alto alcande, gran impacto, presencia continua, selección geográfica, calidad. Alto coste, mensaje limitdado.

RELACIONES PÚBLICAS: alto nivel de selección credibilidad, llega donde la publicidad no llega, puede cambiar actitudes. Alto coste, mensaje difícil de controlar.

CORREO DIRECTO: mensaje directo, slección geográfica y demográfica, alto impacto. Alto coste en función de respuesta, bases de datos y legislación, alto riesgo de ser ignorado, mala imagen.

INTERNET: Presencia internacional, alto alcance, bajo coste, mensaje extenso, comunicación directa, feedback inmediato. Necesidad de actualización continua, necesidad de soporte publicitario paralelo.

PROMOCIONES: Combinalbe con otros medios de comunicación, valor añadido, útil en puntos de venta, tiempo específico. Legislación a tener en cuenta, cierta saturación del mercado, mala imagen, alto riesgo de fracaso.

BOCA A BOCA: tiene lugar de todas formas, económico, alto poder de influencia. Difícil de controlor, también puede comunicar mensaje negativo.