Gestión, Producción y Marketing Teatral

PRENSA

Como sabemos, parte de la publicidad que puedes hacer consiste en contratar cuñas de radio, spots de TV, anuncios en prensa, cartelera y otros. Pero también es cierto que una buena parte de nuestra promoción se puede obtener a través de reportajes, noticias, entrevistas, fotografíasy  por medio de las críticas. Algunas compañías prefieren contratar a relaciones públicas profesionales para diseñar el plan de comunicación y otras prefieren hacerlo directamente ellos mismos. En cualquier caso, para acercar nuestro trabajo al púlbico, una buena relación con los medios de comunicación, es esencial. Por esta razón, hemos de entender una serie de normas de funcionamiento desde el principio. No podemos pretender que con una simple invitación o nota informativa enviada una semana antes del estreno, los periodistas nos abran sus puertas y difundan con entusiasmo nuestro proyecto. Debemos comprender que junto a nuestra información, cientos de noticias interesantes compiten con nosotros.

En primer lugar, necesitas los nombres de los periodistas que se ocupan de la sección de cultura de los medios más cercanos. Ponte en contacto con ellos y hazles saber que estás a cargo del gabinete de prensa de la compañía, y que pronto les harás llegar información sobre la misma. Asegúrate personalmente de que han recibido tu comunicación. A partir de ahora y suponiendo que te encuentras en esta de ensayos, existe la posibilidad que parte de los ensayos se conviertan en noticia. Si nos limitamos a decir “el grupo tal, estrena la obra cual”, posiblemente no vamos a fundar suficiente interés entre los medios y en consecuencia el propio público.

Pregúntate, ¿qué quiere la prensa?, e investiga el pontencial informativo que tiene vuestro proyecto. Prepara tus declaraciones y aquellas de los miembros de la compañía con antelación, evitando la mentira y la exageración en todo momento. Para evitar disputas internas, asegúrate de que todas las personas relacionadas con la noticia están de acuerdo con la idea. Tu principal objetivo es atraer la atención sobre tu espectáculo y en consecuencia llevar más gente al teatro. He aquí algunas ideas, pero seguro que con cada espectáculo se os ocurre otro gran número de posibilidades:

-Premios: informa y cuenta los detalles, si algún miembro de la compañía ha recibido algún premio especial recientemente.

-Cinfras: puede ser que para esta producción necesitéis de una cantidad especial de comida, madera, maquillajes, metros de tela, litros de agua o vino, incluso tornillos. Piensa en cantidades concretas que puedan despertar el interés especial de la prensa y el público.

-Famosos: quizá está la compañía o alguno de sus miembros, asociados con alguien muy conocido. También puede ser que un eminente profesor de voz se ha trasladado hasta vuestra sala de ensayos para impartir un curso especial sobre acentos y formas de hablar.

-Temas de actualidad: es posible que la obra trate sobre un suceso similar que tuvo lugar recientemente en la zona. Quizá los protagonistas reales están dispuestos a conceder entrevistas.

Aniversarios: tal vez la obra sea una buena excusa para celebraciones, su primer estreno en un momento histórico, algo sobre el autor.

Algo fuera de lo cotidiano: seguro que tienes alguna historia sobre la investigación que habéis llevado a cabo antes de empezar la producción, por ejemplo visitando cárceles o incluso campos de concentración. Esta es una oportunidad para contar que los actores y las atrices se han sometido a un prolongado ayuno, con el fin de poder representar a víctimas del holocausto. O por el contrario, han tenido que engordar para cierto papel o teñirse el pelo o ponerse lentillas de color.

Este tipo de noticias preparadas pueden ser utilizadas tanto durante la estapa de ensayos, como más tarde de cara al estreno o incluso en la rueda de prensa fianl. Decide qué momento es más apropiado para tu compañía.

NOTA DE PRENSA

La nota de prensa ha de ser tremendamente precisa. Intenta que sea informativa en sí misma y explica brevemente el motivo de tu comunicación. No ha de ser más extensa que un folio y seguramente la enviarás por fax. Dirígela a la persona concretas con quien quieres establecer comunicación. Llama por teléfono un poco más tarde y comprueba que ha sido recibida correctamente. Antes de hacer este envío sabrás cuales son los días y horarios más apropiados para contactar con los periodistas de interés. Evita por todos los medios los días de cierre de edición. En el caso de revistas, suplementos o cuadernillos, semanales y mensuales, es pobislbe que preparen la edición con bastante antelación. Pregúntales directamente cuándo es el mejor momento para ponerte en contacto con ellos y enviarles la información.

RUEDA DE PRENSA

Antes del estreno en cada plaza, es habitual presentar la compañía a los medios locales a través de una rueda de prensa. Generalmente, se envía el comunicado a los medios entre tres y cuatro días antes para que puedan ajustarlo en su calendario semanal o incluso antes. Depende cada ciudad, del tipo de medio y de la relación previa que tengas con el mismo. Además de la prensa, se invita a patrocinadores y colaboradores, personalidades y famosos, todos aquellos que puedan respaldar el proyecto. La forma más frecuente es preparar una mesa presidencial para el panel representativo de la compañía y sillas para los periodistas. Es recomendable poner el cartel de la obra, en la pared de la mesa presidencial, para que aparezca en las fotografías. Intenta elegir un lugar céntrico, pero con facilidades de aparcamiento en las inmediaciones. Muy a menudo, los periodistas han de atender varias ruedas de prensa en una misma mañana. Si vas a ofrecer un aperitivo, indícalo con antelación, para que no desaparezca todo el mundo rápidamente.

Cerca de la entrada, prepara una mesa con toda la publicidad del espectáculo y entrega un dossier de prensa a cada persona. Pregunta de qué medio proceden y toma nota. De esta forma podrás hacer un seguimiento de la cobertura, con la prensa del día siguiente. La mesa prsidencial en una sala pública es la forma más habitual de convocar a la prensa, pero si tu compañía quiere intentar algo más original, también es posible. Ruedas de prensa han llegado a celebrarse en bosque, cementerios, iglesias, fábricas de chocolate, piscinas, tiendas y balcones, entre otros. Todo depende del tipo de espectáculo, del sentido del humor de la compañía, y por supuesto de su capacidad de convocatoria.

DOSSIER DE PRENSA

El dossier es el documento que describe con precisión los pormenores del espectáculo, nombres del reparto y biografías de los miembros del equipo artístico. Intenta que los textos sean claro y lo suficitemente explicativos, sin extenderte demasiado. Es importante incluir un texto escrito por dirección artística y fotografías de calidad para que puedan ser reproducidas fácilmente. Si consideras que el espectáculo tiene un interés especialmente visual, es recomendable preparar unas cintas de vídeo con tres o cuatro minutos de grabación. Las televisiones locales quizá te pidan una cinta en formato profesional, para poder emitir directamente. Considera esta posibilidad en el presupuesto. No dejes la preparación del dossier para el final e intenta entregar un documento de calidad, los periodistas lo van a utilizar como punto de referencia para informar sobre tu espectáculo. Presenta claramente las fechas de representación, así como el número y persona de contacto paraconcertar entrevistas especiales.

PASE DE PRENSA

En algunas ocasiones se invita a los medios a presencias un ensayo, con el fin de que hagan sus propioas  fotografíasy así evitar cámaras y micrófonos el día del estreno. Este acto se puede organizar antes de la rueda de prensa y así facilitar el trabajo de los periodistas. Como hemos dicho antes, otra opción es que la compañía facilite sus propias fotografías, lo que permite preparar distintas imágenes para cada medio. Si tus recursos son limitados, puedes pedir que te las devuelvan al terminar el reportaje.

INVITACIONES AL ESTRENO

El día del estreno es tan temido como deseado por todos los miembros de la compañía. Es el gran momento de hacer público un trabajo que se ha preparado a puerta cerrada durante varias semanas. Las invitaciones han de enviarse con suficiente antelación para que las personas invitadas puedan incluirlo en sus agendas, dos semanas es lo recomendable. Asimismo, es importante pedir confirmación de asistencia y poder destinar las entradas a otras personas en el caso de producirse cancelaciones. Generalmente, se envía una tarjeta con la información correspondiente y las entradas se retiran más tarde en taquilla. Esto te permite saber quien va a asistir finalmente y evitar butacas vacías.

La noche del estreno precisa de algunas normas protocolarias a tener en cuenta. Los patrocinadores y colaboradores son recibidos por el departamento de promoción a la entrada y se les obsequia con el programa y libro de la obra. A los críticos también se les recibe amablemente con la entrega del programa y se procura no situarlos en la misma fila de butacas. Asimismo, al final de la función, no se les pregunta por su opinión, ni se intenta disculpar errores aparecidos en la representación. Ese día es el momento de saludar personalmente a la prensa y agradecerles su colaboración. Es también habitual ofrecer una copa a todos  los colaboradores y amigos al final de la representación. Las celebraciones son una estupenda oportunidad para las relaciones públicas de tu compañía, procura saludar a todo el mundo así como agradecer las colaboraciones, sobre todo si han sido desinteresadas. La lista de invitaciones de la compañía estará preparadas con suficiente  antelación. Designa un número determinado de entradas por persona e intenta que se organicen ellos mismos y que a tí sólo te pasen la lista definitiva. Mantén esta disciplina durante el periodo de explotación de la obra.