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PREVISIÓN DE GASTOS
Los gastoa de producción se agrupan generalmente en dos áreas: personal y material. También es conveniente distinguir entre antes y después del estreno, para poder llevar las cuentas con mayor claridad.
POSIBLES GASTOS DE PRODUCCIÓN (ORIENTATIVO)
PERSONAL: Artístico, técnico, administrativo, eventual, cotizaciones.
GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN: Derechos de autor, permisos, formación, impuestos de todo tipo, informática (software), reparaciones, locales, sala, seguros, mantenimiento, catering, relaciones públicas.
GASTOS GENERALES: Papelerá, teléfono, correo, mensajería, calefacción, alquileres, electricidad, agua, gas, amortizaciones, archivos, fungibles.
PRE-PRODUCCIÓN: Biblioteca y documentación, investigación, preproducción, subcripciones, diseños, desplazamientos.
ILUMINACIÓN: Focos, filtros, lámparas, cadenas, mangueras.
SONIDO: Equipos, grabaciones, efectos.
PROMOCIÓN: Publicaciones, marketing, taquillas, merchandising, estudios de mercado, prensa, folletos, posters, programas, distribución, publicidad.
REALIZACIONES: Taller y herramientas, degaste de equipos, maqueta, símil de escenografía, escenografía, utilería, vestuario, tintorería, maquillaje, peluquería, zapatería.
GIRA: Dietas, embalajes, transportes.
VARIOS IMPREVISTOS 10%.
En tu previsión de gastos, has de considerar hasta qué punto necesitas cada una de estas áreas y en cuánto dinero se traduce esa necesidad. No ignores o dejes pasar por alto ninguna de ellas con la intención de ahorrar. Tarde o temprano puede aparecer el gasto. Por ejemplo el teléfono, se tiende a buestimar y cuando llega la factura resulta difícil de ceer. Piensa que se trata de una herramienta de primera necesidad en un equipo de producción. Antes de presupuestar el teléfono, pregunta a otros grupos cuántos pagan ellos habitualmente. Con la mensajería puede sucederte lo mismo. También puede ser que dejes pasar por alto la fase de preparación del proyecto, cuando en realidad te vas a encontrar con la necesidad de realizar algunos desplazamientos para entrevistar a laguien o buscar documentación. Esta sección de gastos la hemos denominado investigación pre-producción, donde es recomendable destinar una cantidad determinada.
PREVISIÓN DE INGRESOS
En la producción de un espectáculo te vas a encontrar con que las fuentes de ingresos no son muy numerosas, los fondos pueden proceder de terceros o pueden ser generados por la propia compañía.
Antes de comentar sobre las mismas, enumeraremos las fuentes de ingresos más frecuentes: subvenciones, patrocinio y mecenazgo, donativos, préstamos, caché, venta de entradas, venta de merchandising, venta de servicios, alquiler de equipos propios.
Cada una de estas fuentes requiere una especial atención y un tiempo de dedicación muy distinto.
Un estudio anticipado de ingresos y gastos, te ayudará a planificar la búsqueda de financiación e ir en la dirección acertada.
Habrá que investigar con detenimiento el tipo de ayudas públicas o privadas existentes a nivel local, nacional e internacional.
Los inversores o patrocinadores, ya sean públicos o privados, te agradecerán el esfuerzo de presentar un detallado plan financiero de tu proyecto.
El plan de viabilidad ha de ser claro y conciso, ya que una vez entregado, posiblemente no vas a estar siempre presente para aclarar las dudas.
En la búsqueda de financiación, no olvides incluir tiempo y paciencia, pero sobre todo perseverancia, sin olvidar la cortesía.
En cualquier caso, es una buena oportunidad para poner a prueba tu capacidad de persuasión. Si realmente crees en el proyecto, intenta contagiar ese entusiasmo a tus benefactores.
SUBVENCIONES Y AYUDAS OFICIALES
El proceso de solicitud de subvenciones o ayudas al sector público requiere tiempo y dedicación. En primer lugar necesitas estar al corriente de las fechas de convocatoria de los distintos organismos oficiales que las ofrecen, a nivel local, nacional o internacional. Asegúrate de que tu proyecto cumple todos los requisitos de las bases. Te exigirán un presupuesto detallado, así como un plan de viabilidad. Conserva las copias de toda la documentación que presentas. Averigua la fecha exacta en que se darán a conocer los resultados. Si te es denegada, pregunta po qué, para poder mejorar tu solicitud en el futuro. Si te va a ser concedida, recuerda que posiblemente sólo cubrirá un porcentaje determinado de la cantidad que necesitas. Por lo tanto esto sólo es el comienzo de tu andadura. Estudia detenidamente las fechas y condiciones de cobro.
PATROCINIO Y MECENAZGO
Antes de nada, es menester hacer una breve distinción entre ambos términos. Por patrocinio se entiende un intercambio de intereses con beneficios publicitarios visibles y prácticamente inmediatos. El ejemplo más claro podemos verlo en el sector deportivo. El mecenazgo sin embargo, puede estar basado en una relación de apoyo desinteresado a largo plazo, que no necesariamente ha de nutrirse de un gran impacto publicitario. En cualquier caso, es algo a tener en cuenta en el momento de acercarte a futuros colaboradores y matizar el tipo de relación que crees que podéis establecer
Existen empresas y entidades privadas interesadas en apoyar proyectos artísticos, tanto en metálico, como en especie. Para la marca patrocinadora es una forma de estimular la actividad cultural de la zona donde está ubicada la empresa, al tiempo que genera un espectáculo. En algunos países, existe una Ley de Mecenazgo que ofrece a las empresas ventajas fiscales por el hecho de invertir en proyectos culturas. La búsqueda de patrocinio requiere tiempo y un seguimiento exhaustivo, puesto que se trata de establecer una relación de intercambio, con una o varias empresas.
Es importante tener claro qué le puede ofrecer tu proyecto a la empresa patrocinadora. Aparte de la posibilidad de figurar en la publicidad del espectáculo, pueden ser unas invitaciones para el estreno o un regalo con tus publicaciones. La marca puede estar interesada en invitar a todos los empleados a una salida al teatro. Esto es una estupenda ocasión para conocer a los actores, actrices y técnicos e intercambias impresiones. Patrocinar en especie también es habitual. Puede ser desde una imprenta que colabora con la publicidad impresa, hasta una marca de tejidos que te ofrece el material que necesitas para el vestuario, por citar sólo dos ejemplos. En cualquier caso, asegúrate de agradecer dicho apoyo a las personas correspondientes. Antes de imprimir sus nombres o logos en la publicidad, intenta mostrarles las pruebas para evitar sinsabores imprevistos. Por supuesto, no dejes esto para el último momento, procura llegar a un acuerdo al principio del proceso.
Las posibilidades de colaboración e intercambio entre el sector privado y el sector cultural son inmensas y prueba de ello son algunos proyectos de gran imaginación. Fíjate en la publicidad de otros proyectos artísticos e intenta averiguar en qué ha consistido su apoyo comercial. En cualquier caso, es importante entender que lo difícil no es encontrar un patrocinador, sino saber mantenerlo.
PRÉSTAMOS
Si vas a pedir créditos bancarios para tu proyecto, necesitas un claro plan viabilidad, pero sobre todo personas o propiedad que te avalen. Tampoco debes descartar la posibilidad de buscar accionistas interesados en invertir de forma privada en tu proyecto. Este sistema es muy habitual en la industria cinematográfica y en los grandes musicales. En otras palabras, los inversores tienen que ver que el proyecto es mínimamente rentable. Claro que también puedes encontrarte con inversores que lo hacen por otras razones, como verse implicados en un proyecto de gran interés artístico. En esta fase, tu capacidad de persuación será un ingrediente esencial.
DONATIVOS
Puedes proceder a una colecta de donativos donde ciertas personas deciden aportar una cantidad determinada, sin esperar nada a cambio. Otras fórmulas pueden ser el crear una sociedad de espectadores a través de cuotas mensuales o anuales. También puedes organizar un evente especial que concentre a un gran número de público en un momento determinado, pide la colaboración de artistas conocidos y hale saber a todo el mundo que estás recaudando fondos para tu proyecto.
CACHÉ
Estos ingresos no suelen aparecer hasta una vez realizadas las actuaciones. Sin embargo en algunos casos, una entidad bancaria o incluso un organismo oficial, en lugar de una subvención, te compra un número determinado de funciones. Este tipo de acuerdos consiste en el pago por adelantado de dichas funciones, o por lo menos un porcentaje del total. Existen también redes de programación cultural que ofrecen distintos tipos de convenios con los que puedes acordar un número de actuaciones e incluir talleres de formación y otras actividades didácticas.
VENTA DE ENTRADAS
Aquí ocurre como con el caché, que son ingresos un tanto a posteriori. No obstante, es recomendable promocionar la venta anticipada de entradas. Esto requiere un cierto despliegue de puntos de venta y sobre todo de promoción. Si tu proyecto es de pequeñas dimensiones, los propios miembros de la compañía pueden vender un número de entradas a familiares y amigos, mientras que el público la compra en el teatro o en tiendas concertadas. En cualquier caso, la venta anticipada necesita sentar un sistema de seguimiento administrativo adecuado. Aquí también te encontrarás con los problemas que, a veces, generan las invitaciones. Aparte del corte del estreno, del que hablaremos más tarde, has de establecer un número de invitaciones que la compañía puede solicitar semanalmente. Es recomendable que con ese número seas ellos los que se distribuyen las entradas disponibles y se ocupan de pasrte la lista a la hora y día establecidos. De este forma, conseguirás cierta disciplina y control en el número de invitaciones a entregar. No obstante, haz entender a la compañía que los ingresos de taquilla son tremedamente importantes para la economía del proyecto.
VENTA DE MERCHANDISING
La venta de productos como postales, camisetas, libros discos, videos o incluso refrescos, puede ser una sustanciosa fuente de ingresos. Sin embargo, requiere una inversión anticipada, así como un seguimiento contable de compravente para que resulte realmente rentable. Tienes que valorar hasta qué punto te compensa esta actividad en tiempo, dinero y personal. Por supuesto, no has de olvidar que también es una inversión en publicidad.
VENTA DE SERVICIOS
Algunos grupos artísticos además de tener más de un montaje en repertorio, recaudan fondos a través de los conocimientos que aportan los propios miembros. Estos ingresos pueden poroceder de anuncios de publicidad, cursillos, y talleres impartidos por actores y actrices o técnicos del grupo o incluso actuaciones en solitario. Es también frecuente que miembros de un grupo dirijan o actúen en montajes de otros grupos.
VENTA O ALQUILER DE EQUIPOS
Es posible que con el paso del tiempo, tu compañía vaya acumulando equipamiento de vestuario, maquinaria, iluminación y sonido. Estos equipos pueden resultar rentables si se alquilan o venden a terceros. Destina una pequeña cantidad para dar a conocer este servicio. Un sencillo catáogo o listado describiendo el material disponible te ahorrará mucho tiempo de explicaciones. Envía nota a todos los grupos artísticos que puedan estar interesados en alquilar o comprar equipos de segunda mano.
FINACIACIÓN
Es preciso tener muy claro desde el principio, el nievel de inversión que conlleva tu proyecto. Antes de constituir tu empresa, asociación, compañía o grupo, necesitas un plan de financiación que te permita ver el proyecto en cifras. Este te será también muy útil para detectar posibles problemas y anticipar soluciones.
Para hacer el plan de financiación dees tener en cuenta estos aspectos:
Presupuesto
Previsión de Ingresos
Previsión de Gastos
Control Financiero
Plan de Viabilidad
PREPUESTO
Se dice que presupuestar es una cienca y un arte a la vez, requiere tanta precisión como delicadeza. Nunca es demasiado pronto para elaborar el prespuesto de un espectáculo, pero este tiene que se lo más cercano a la realidad. Es recomendable comparar los precios del mercado y valorar aspectos como calidad y servicio.
Esta disciplina de presupuestar con antelación se puede aplicar tanto a la adquisición de productos como a la contratación de servicios.
Las páginas amarillas yel internet son una buena fuente de información sobre proveedores.
Intenta ser lo más concreto posible en tu búsqueda. Con el tiempo irá confeccionando tu agenda de producción con número de teléfono y direcciones de gran utilidad. También irás archivando catálogos, muestrarios y listas de precios que te ahorrarán mucho tiempo en producciones futuras.
Empezando por la entidad bancaria con la que vas a trabajar y terminando por la compra de paneles de madera, solicita el presupuesto por escrito, con medidas y fechas de entrega. De esta forma podrás comparar precios entre empresas y ver cuales son más adecuados para ti.
Cuando recibas el presupuesto, lee la letra pequeña antes de nada y evitarás disgustos de última hora. Recuerda que el presupuesto, en algunos casos es orientativo y puede variar, ten previstos algunos márgenes para cuando llegue este momento. No obstante, procura trabajar con presupuestos firmados y aceptados.
En general te vas a encontrar con cuatro tipos de gasto, que en consecuencia requieren un acercamiento distinto en tu planificación del prespuesto: contratación, alquileres, comprar y realizaciones.
CONTRATACIÓN DE PERSONAS O SERVICIOS
Al margen del personal de la compañía, puede darse el caso de que necesites a alguien puntualmente por horas. Esto puede ser una descarga de camisión o una reparación imprevista. Haz un cálculo anticipado lo más realista posible, informándote con antelación del tiempo que puede llevar el realizar ese trabajo.
ALQUILERES
A la hora de alquilar equipos piensa en la posibilidad de amortizarlos con la compra. También te en cuenta el riesgo de desperfectos y los cargos que se pueden ocasionar por el retraso en la devolución del material alquilado.
COMPRAS
Una vez comparafos los precios, la compra es, aparentemente, una operación directa, adquieres el producto y ya está. Sin embargo, has de tener presente tres cosas:
1.- Recuerda concretar las fechas de entrega y ver si el precio incluye el transporte.
2.- Pregunta por nivel de existencias, en el caso de que necesites una reposición.
3.- Confirma las garantías.
REALIZACIONES
En esta sección te vas a encontrar con un mayor número de incertidumbres por muy estudiado y definido que esté el proyecto.
Puede ocurrir que en la realización de decorados o vesturio, los diseñadores decidan hacer algunos cambios de última hora. Asegúrate de que esto no presenta grandes alteraciones en tu presupuesto y toma nota de todos los cambios a realizar.
Pon fecha a todos esos cambios e intenta comúnicárselo al equipo directivo cona ntelación y si es necesario a toda la compañía. Estos cambios pueden incluso afectar tus previsiones de embalaje, transporte o gastos de mantenimiento.
 El proximo Domingo 26 de Junio a las 20:30 h. Tendremos el placer de representar nuestra obra El Burgues Gentilhombre, en la Casa de la Cultura de Fuentidueña del Tajo.
La Entrada costará 5 € que serán a beneficio de La Fundación Manzanares, que regenta la residencia de mayores de la localidad. Agradecemos su participación.
 Corría el otoño del año 2010. El grupo Maru-jasp representaba El burgués gentilhombre por los pueblos y caminos donde se celebraba un certamen o una muestra de teatro y habían sido seleccionados. Habían dejado atrás otras producciones que les habían reportado muchas alegrías y muchos premios y habían decidido incorporar otro montaje a su repertorio. En ello estaban cuando un miembro del grupo recibió de Paco Peña un texto que le había llegado de un tal Javier Juárez, un periodista comprometido que estaba trabajando por la defensa de las familias de las chicas asesinadas en Ciudad Juárez (Méjico). Javier se había propuesto encontrar a alguien en Alcalá que pusiera cuerpo y voz a ese texto, que ya se había representado en Méjico, Argentina, Chile, Italia, Grecia e, incluso, España. Todo el grupo leyó el texto, todo el grupo quedó sorprendido por lo que decía, por lo que aportaba, por lo que suponía. Así entró Mujeres de arena en la vida de Maru-jasp. Unos vieron en el texto sentimiento, otros dolor, algunos poesía y todos decidieron abordarlo, aunque con muchas dudas de cómo hacerlo. Empezaron a preguntar, a documentarse, a ver videos en youtube y a buscar director para ponerlo en marcha, como grupo no profesional este era un aspecto importante que podía dar al traste con el proyecto. Puestas así las cosas pusieron anuncios, corrió el boca a boca y se propuso un casting de directores, que supuso cierto morbo para los actores, que se veían en la posición de “elegir” en lugar de “ser elegidos”. Hubo varias propuestas y llegó a haber una votación para elegir director. Así llegó al grupo Juanma Casero, actor y director, que se atrevió con el proyecto. Valiente por el proyecto, valiente por atreverse con un grupo que no conocía. Nos sorprendió a todos con su planificación de ensayos y el esquema de montaje que ya tenía en su cabeza desde el primer día, parecía que a él también le seducía dirigir Mujeres de arena. Le apetecía mostrar lo que estaba ocurriendo en Ciudad Juárez, insistiendo mucho en que no quería contar, quería mostrar.
En noviembre empezaron los ensayos. Con cierto rigor y cierto orden, poco a poco fuimos descubriendo el dolor de las familias, la inocencia de la juventud, la dureza del entorno, la injusticia de la Justicia, la angustia de la incertidumbre, la lucha de las madres, la alegría de los recuerdos, la añoranza de la niñez, la vida… que se les había arrebatado. Los días de ensayo permitían encontrar nuevas acciones, nuevos matices de interpretación, la obra se iba desarrollando, el montaje se iba componiendo y el grupo se iba encontrando cada día más cerca de las muchachas de Ciudad Juárez. En medio de todo ello las noticias de los telediarios nos mostraban una comisaria comprometida con aportar luz a este feminicidio que apenas duraba mes y medio en el cargo, una madre asesinada frente a una cámara por el mismo asesino que había segado la vida de su hija, una militante comprometida a la que le queman su casa y amenazada de muerte tiene que exiliarse de Ciudad Juárez, un mundo de barbarie cada vez más conocido.
 El grupo Maru-jasp quiere aportar su denuncia y mostrar lo que sucede en Ciudad Juárez a un público que no saldrá indiferente y que, en algunos momentos, se mostrará incómodo en su butaca. Aunque Maru-jasp se ha acercado a diversos géneros teatrales, comedia, teatro contemporáneo, clásicos, es la primera vez que lo hace con el denominado género de teatro documental, basado en hechos reales. El director Juanma Casero pretende mostrar una realidad cruel y amarga, teñida de momentos de melancolía, de alegría, de inocencia, de recuerdos felices, un montaje alejado del dramatismo al que nos podría llevar el tema que desarrolla Mujeres de arena, para centrarse en los momentos y en los testimonios reales de una carta, el diario de una de las víctimas, poemas, canciones, denuncias y recuerdos.
Mujeres de arena está escrita como escenas independientes con un mismo hilo conductor, con dramaturgia de Humberto Robles. Es un ejemplo de teatro comprometido con causas del presente. La obra rebasa fronteras cumpliendo con el objetivo de denunciar estos feminicidios, dándole eco y voz a las más de setecientas mujeres y niñas brutalmente masacradas, y sumándose a los familiares, individuos y colectivos que luchan a favor de la más elemental justicia y contra más de diecisiete años de absoluta impunidad, indiferencia y negligencia gubernamentales. Teatro como verdadera herramienta de combate, que debe cumplir una función social, de denuncia, de quehacer comprometido.
En este montaje se han implicado muchas personas y todas ellas sin ánimo de lucro. El grupo apuesta por Mujeres de arena, los actores se entregan en un espectáculo en el que pretenden mostrar la emoción, la crueldad, la ilusión, el miedo y la esperanza de unas muchachas, de sus madres y padres, de sus hermanas; los técnicos aportan su maestría con la iluminación y el sonido como un personaje más de la obra; el director coordina todos estos elementos para que parezca que todo es sencillo, como las cosas verdaderas. Y detrás de todo la ONG Sin ellas no estamos todos, presidida por Javier Juárez, que apoya y mantiene viva la lucha a este lado del océano.
El 12 de marzo a las 20:00 los actores esperaban entre cajas y el oscuro que debía dar comienzo a la función no se producía. La sala estaba llena, se habían agotado todas las entradas, pero un grupo de personas insistía en que le interesaba mucho ver la obra, se colocaron unas cuantas sillas más, se les hizo un hueco y. por fin, el oscuro llegó y sonó el viento del desierto. Una hora y seis minutos después el público rompió en aplausos, más de la mitad de la sala en pie, el director, los actores, los técnicos, la autora de la música, todos a escena y el público seguía aplaudiendo. Todos entran a los camerinos, abrazos, emoción y alguna lágrima. Mujeres de arena y Maru-jasp había empezado a andar con la sensación de que les queda mucho camino por recorrer…juntos.
De momento, Maru-jasp hace entrega de la recaudación del estreno, setecientos cincuenta euros, a Javier Juárez para la ONG Sin ellas no estamos todos como apoyo a su denuncia permanente.
Jose Bernal
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Trini el 30 junio 2011 | Categoría: 
(El Adefesio) Asociación Cultural
La Ventana – Juan Manuel Casero